Рассчитать отпуск и... уйти в отпуск!

03.07.2012

555

Настройка 1С

Лето – время долгожданных отпусков и одновременно довольно напряженный период для бухгалтеров, так как правильно оформить отпуск не так просто, как может показаться, ведь стандартных расчетов отпусков практически не бывает.
Еще больше нюансов возникает при оформлении остатков отпуска. Но пока бухгалтеры, работающие "по старинке", ломают голову и пребывают в сомнениях, пользователи программы http://www.portal-yug.ru/catalog/22/" target="_blank">"1С:Зарплата и управление персоналом 8" (ред.2.5) могут в любой момент увидеть остаток отпуска сотрудников, а также распечатать справку об отпуске.

Именно для этого существует специальная обработка - "Остатки отпусков", которая находится на закладке "Кадровый учет". Воспользоваться ей просто  для этого  открываем обработку и находим сотрудника, которому предоставляется отпуск. Нажимаем кнопку "Справка по отпуску", и программа показывает остаток отпуска. Также в обработке видны дни неиспользованного отпуска всех сотрудников на текущую дату.  Если есть необходимость посмотреть остатки на другую дату, то нужно сменить системную дату компьютера и повторно запустить обработку.

На той же закладке "Кадровый учет" находится кадровый документ "Отпуска организации", из которого можно распечатать приказ о предоставлении отпуска.

Для этого в документе "Отпуска организаций" выбираем работника, которому предоставляется отпуск, указываем вид отпуска, в который сотрудник будет отправлен, устанавливаем даты начала и окончания.
В документе можно выбрать различные виды отпусков: ежегодный, учебный, учебный не оплачиваемый, отпуск без сохранения заработной платы.

При установке флажка "Напомнить" программа напомнит  о необходимости уточнить и зарегистрировать дату возврата сотрудника и отдельно внести документ "Возврат на работу организации". Если на время отсутствия работника предполагается принятие на работу замещающего его работника, то устанавливаем флажок в ячейку "Освобождать ставку".
С помощью меню "Заполнить" мы можем автоматически заполнить документ информацией об отпусках, внесенных в график отпусков организации, именами и фамилиями сотрудников организации, отобранными по произвольным критериям. Кроме того, мы можем получить диаграмму использования ежегодных отпусков – вариант печатной формы "Диаграмма".

Для сотрудников, работающих в организации по внутреннему совместительству, отпуска регистрируются отдельно для каждого места работы.  После заполнения и проведения кадрового документа "Отпуска организаций" распечатываем две формы документов: две унифицированные печатные формы – Т-6 и Т-6а. Приказы по форме Т-6 формируются на каждого сотрудника из документа.

При нажатии на кнопку "Открыть начисления" открывается обработка "Анализ неявок", с помощью которой можно создать, рассчитать и провести расчетный документ по отпуску.

На закладке "Расчет зарплаты" открываем расчетный документ "Начисление отпуска сотрудникам организаций".  Дата начала отпуска является обязательной для заполнения - именно она определяет расчетный период, за который будут собираться данные для расчета среднего заработка. Все остальные даты заполняются в зависимости от того, какие виды отпуска предполагается оплачивать.

На закладке "Условия"  указывается вид и продолжительность отпуска. В справке к документу "Начисление отпуска" в программе необходимо  учитывать то, что:

     - если сотруднику помимо ежегодного отпуска предполагается оплачивать дополнительный отпуск, то необходимо дату окончания отпуска указать с учетом даты окончания дополнительного отпуска;
     - если у сотрудника есть перерыв между основным и дополнительным отпуском (например, после окончания основного отпуска он на несколько дней выходит на работу), то начисление дополнительного отпуска будет вноситься отдельным документом. Даты основного отпуска будут соответствовать датам дополнительного;
     - в списке основных начислений организации в обязательном порядке описываются виды дополнительных и других отпусков. Для таких начислений указывается один из двух способов расчета: "По среднему заработку для отпуска по календарным дням" или "По среднему заработку для отпуска при расчете из рабочих дней". Для учебных отпусков дополнительно должен быть указан специальный вид времени по Классификатору использования рабочего времени – "Дополнительный отпуск в связи с обучением с сохранением среднего заработка сотрудникам, совмещающим работу с обучением".

При нажатии на кнопку "Рассчитать" автоматически рассчитываются суммы отпускных выплат. Для того чтобы ознакомиться с порядком расчета и начисления сумм в документе переходим на закладку "Расчет среднего заработка".

Здесь можно увидеть, какие суммы попали в расчет среднего заработка, какое количество дней было учтено при расчете, и использовалась ли индексация заработка.

Для расчетного периода в программе использован следующий принцип: количество дней, если месяц отработан полностью, равен 29,4. Если же месяц отработан не полностью, расчет производится по формуле: 29,4 необходимо умножить на количество отработанных дней, а затем, полученное произведение делим на количество календарных дней в месяце.

Если при расчете отпуска сотруднику планируется учитывать дополнительные начисления, созданные в программе отдельно, то их необходимо включить в расчет заработка. Это можно сделать с помощью регистра расчета "Средний заработок", который находим через меню: "Расчет зарплаты по организациям" -> "Настройка расчета зарплаты" -> "Средний заработок".

Теперь открываем базу для расчета отпусков, командировок и сохраняемого в других случаях среднего заработка. Добавляем соответствующий вид расчета при нажатии на кнопку "Подбор".
Суммы начислений будут учтены при расчете отпускных выплат.

После того, как отпуск начислен, его необходимо оплатить сотруднику за 3 календарных дня до начала отпуска. Произвести выплаты можно с помощью документа "Зарплата к выплате организаций". В документе выбираем характер выплат - "Отпускные" и нажимаем кнопку "Заполнить". В табличную часть документа попадают все сотрудники, которым были начислены отпускные.

Обратите внимание на то, что суммы начислений, формируемые в документе автоматически, не уменьшены на величину подоходного налога. Если необходимо суммы отпускных уменьшить на величину НДФЛ, то следует нажать на гиперссылку "Расчет сумм к выплате" и установить флажок "Учитывать удержания". Тогда из суммы отпускных будет рассчитан и удержан НДФЛ.

По вопросам приобретения ПО обращайтесь к нашим специалистам по телефону: +7 (861)279-33-66, электронной почте op@portal-yug.ru, mail@portal-yug.ru.

http://www.portal-yug.ru/catalog/22/" target="_blank">