1С:Документооборот: вопросы пользователей

1С:Документооборот: вопросы пользователей

32
1С-ЭДО
Автор: Еременко Анна
Автор: Еременко Анна В большинстве средних и крупных организаций принято довольно часто проводить разного рода планерки и совещания. Есть совещания, которые проводятся регулярно, и с ними очень мало проблем: не нужно отдельно приглашать людей (все и так в курсе), не нужно вести протокол (разбираются текущие дела, которые не требуют учета). Но бывают и протокольные совещания с расширенным кругом участников, обязательным ведением протокола и контролем его исполнения. Сейчас все это ведется вручную, что не очень удобно и занимает очень много времени. Может ли в этом помочь 1С:Документооборот? В 1С:Документооборот версии КОРП есть специальная подсистема учета мероприятий, которая позволяет вести учет совещаний, заседаний, планерок, приглашать на мероприятия сотрудников, вести учет посещаемости и контролировать исполнение протокола совещания. Давайте посмотрим, как это работает.
На каждое мероприятие в программе создается карточка, в которой указывается:
• дата и тема проведения мероприятия;
• место проведения мероприятия;
• список предполагаемых участников;
• программа мероприятия;
• файлы, которые могут потребоваться для проведения мероприятия.


   

 Система не просто дает вам возможность учета данных мероприятий, но и автоматизирует весь процесс работы с ними. Например, при определении списка участников, в случае, если используется внутренний календарь, возможно подобрать время проведения совещания, исходя из занятости участников, система сама скажет, когда и в какое время лучше всего провести данное событие.

   

 После того, как время определено, есть возможность разослать приглашения на данное мероприятие. В списке участников будет видно, кто уже принял приглашение, а кто нет. С помощью встроенных в систему процессов можно автоматизировать широкий спектр задач при подготовке к мероприятию:
• утвердить программу;
• запросить необходимые материалы у участников;
• ознакомить с материалами совещания до его проведения;
• провести мероприятие;
• подготовить протокол;
• согласовать протокол;
• утвердить протокол;
• исполнить задачи по протоколу.

Такой автоматизированный подход к проведению мероприятий, позволит не только сократить время на их подготовку, но и поможет проанализировать полученные данные в специальных отчетах:
• анализ длительности мероприятий;
• динамика мероприятий;
• затраченное время на мероприятия;
• принятие решений по мероприятиям;
• статистика по видам мероприятий;
• явка на мероприятия.

Таким образом, данная подсистема поможет сделать совещания еще более действенным механизмом управления компанией. Если у Вас есть вопросы по использованию этого или другого программного продукта, наши специалисты с радостью ответят на них в этой рубрике, по электронной почте doc@portal-ug.ru или по телефону 279-33-66.
  
Тег: Автор: Еременко Анна
Поделиться

Другие записи