1С:Документооборот 8: вопросы пользователей

Мы продолжаем знакомить вас с новыми и, на наш взгляд, удачными решениями фирмы 1С для реализации задач вашего бизнеса. На ваши вопросы по использованию программ 1С отвечают ведущие специалисты Компании Портал-Юг.

- В чем заключается основное преимущество полнотекстового поиска в программе 1С:Документооборот 8?

- Обычно в ситуации, когда нам приходится слышать от начальника фразу «найди мне договор/накладную/письмо, точно не помню, кому мы их отсылали, но они были о том-то… и примерно тогда-то», нам предстоят долгие часы или даже дни поиска в архиве необходимого документа. И даже очень хорошая организация бумажного архива вряд ли поможет нам в наших трудах. Придётся перебирать все папки и фактически перечитывать все документы, пытаясь найти упоминание того, что нам нужно.

В программе 1С:Документооборот есть возможность так называемого полнотекстового поиска. Что это значит? Это значит, что в специальном окне мы можем указать любое слово или фразу, по котором хотим осуществить поиск, и система выдаст нам все их упоминания в программе. Она будет искать по карточкам документов, в приложенных к карточкам текстовых файлах и даже в отсканированных файлах, загруженных в программу. Результат будет выдан в качестве ссылок, что очень похоже на работу с любыми поисковыми системами Интернета. И, если с поиском по самой программе все более или менее понятно, то как же система поймет, что за информация хранится в отсканированных экземплярах документов, которые по сути являются изображениями? В системе 1С:Документооборот есть возможность настроить автоматическое распознавание файлов. Программа сама, в то время, когда с ней никто не работает (например, ночью), распознает все новые прикрепленные файлы и помещает текстовое представление этих файлов в специальное скрытое поле. А дальше уже дело техники.

В результате мы сможем ответить на любой запрос нашего начальника за считанные минуты, что сэкономит нам достаточно времени, чтобы, например, спокойной выпить чай. Если у Вас есть вопросы по использованию этого или другого программного продукта, наши специалисты с радостью ответят на них в этой рубрике, по электронной почте doc@portal-ug.ru или по телефону 279-33-66.