"1С:Управление небольшой фирмой 8" + "1С:Бухгалтерия 8" - гармония управленческого и бухгалтерского учета

Ни для кого не секрет, что перед бухгалтером и руководителем стоят разные задачи применительно к ведению учета.

Во-первых, режим ввода данных в информационную базу. Если для бухгалтерского учета допустимо внесение информации в базу непосредственно перед тем, как бухгалтер приступит к подготовке отчетности, то для целей управления важно, чтобы информация появлялась в базе в оперативном режиме – в момент совершения операции.
Во-вторых, как  известно, даже при идеальном ведении бухгалтерского учета возникают проблемы с оперативным получением отчетности. Бухгалтерия подводит итоги в четко установленные законом периоды, а руководитель предприятия нуждается в ежедневной (и даже ежеминутной) оценке событий.
Кроме того, если говорить о малом бизнесе, то зачастую бухгалтер работает в удаленном доступе, что ставит под сомнение саму возможность оперативного предоставления данных в нужный момент времени.
В-третьих, для  перевода бухгалтерских данных в нужную директору форму необходима некая процедура "перекодировки" данных. Поэтому для перевода со своего профессионального языка на "директорский" бухгалтеру приходиться выполнять довольно трудоемкие задачи: перетаскивать данные в табличный редактор, менять терминологию, проводить дополнительные группировки и пр., что не способствует повышению эффективности работы специалиста.



Для того, чтобы наладить учет наилучшим образом, фирма 1С рекомендует использовать для регламентированного учета и подготовки отчетности http://www.portal-yug.ru/catalog/21/" target="_blank">"1С:Бухгалтерию 8", а для целей управления – программу http://www.portal-yug.ru/catalog/3/179/" target="_blank">"1С:Управление небольшой фирмой 8" (1С:УНФ). В этой программе реализовано все самое необходимое для ведения оперативного учета, контроля, анализа и планирования на предприятии,  при этом программа доступна по цене малым предприятиям. Решение не перегружено излишним функционалом, его можно легко настроить на особенности компании – все это обеспечивает возможность "быстрого старта" и удобство ежедневной работы.



Одновременное использование двух конфигураций предоставляет:
1. Повышение эффективности управления  предприятием.
2. Синхронизацию данных управленческого и бухгалтерского учета, а именно:

Наличие в конфигурации  http://www.portal-yug.ru/catalog/3/179/" target="_blank">"Управление небольшой  фирмой" всех  данных, необходимых для управления предприятием.
Наличие в конфигурации http://www.portal-yug.ru/catalog/21/" target="_blank">“Бухгалтерия предприятия” всех данных, необходимых для регламентированного учета и сдачи отчетности.

Возможность работы сотрудников в привычной для себя среде:

Бухгалтера работают в  конфигурации  http://www.portal-yug.ru/catalog/21/" target="_blank">"Бухгалтерия предприятия".
Менеджеры работают в конфигурации http://www.portal-yug.ru/catalog/3/179/" target="_blank">"Управление небольшой  фирмой".

В УНФ предусмотрено оформление практически всех первичных документов торгового, складского и производственного учета, а также документов движения денежных средств. Механизм обмена данными позволяет автоматически выгружать необходимые для ведения регламентированного учета справочники и первичные документы из http://www.portal-yug.ru/catalog/3/179/" target="_blank">"1С:Управление небольшой фирмой 8" в  http://www.portal-yug.ru/catalog/21/" target="_blank">"1С:Бухгалтерию 8". Использование этого механизма обеспечивает оперативный доступ к информации для менеджеров и, одновременно, снимает с бухгалтера задачу по введению в базу первичных документов. Таким образом, бухгалтеру не нужно повторно вносить эти документы в свою баз, что позволит бухгалтеру в большей мере сосредоточиться на более ответственных задачах, связанных с вопросами законодательства, налогообложения и взаимодействия с налоговыми органами.

Использование двух программ позволит бухгалтеру единолично владеть бухгалтерской базой и не отвлекаться на "ляпы" менеджеров. Бухгалтер всегда будет уверен в чистоте своей базы.
После   настройки   правил   обмена,  работа  в  обеих конфигурациях  проводится   параллельно.  
Менеджеры  в конфигурации   http://www.portal-yug.ru/catalog/3/179/" target="_blank">УНФ   оформляют    документы,    вводят  информацию   о    новых   клиентах.
Бухгалтер   в   http://www.portal-yug.ru/catalog/21/" target="_blank">"1С:Бухгалтерия 8" оперативно получает информацию обо  всех  произведенных  изменениях.
Немаловажно, что использование двух раздельных программ позволит бухгалтеру единолично владеть своей информационной базой и исключить влияние «ляпов» менеджеров на свою работу.



Программа http://www.portal-yug.ru/catalog/3/179/" target="_blank">"Управление небольшой фирмой" предлагает широкий спектр отчетов, охватывающих все аспекты хозяйственной деятельности организации.



Использование двух программ позволит бухгалтеру не заниматься "раскодированием" бухгалтерской информации для руководителя. Отчеты, формируемые в http://www.portal-yug.ru/catalog/3/179/" target="_blank">УНФ, выглядят "по-человечески" – программа  предоставляет всю   информацию руководителю в привычном для человека, не знающего бухгалтерского и налогового учета, виде.  



http://www.portal-yug.ru/catalog/3/179/" target="_blank">"1С:УНФ" помогает повысить эффективность работы компании, предоставляя владельцам и руководителям широкий спектр инструментов для управления, а сотрудникам – новые возможности для продуктивной ежедневной работы.
С программой можно работать через Интернет. Любой пользователь, где бы он не находился, имеет возможность вносить данные и получать отчеты так же, как будто он находится в офисе. Это обеспечивает высокую актуальность информации – например, можно непосредственно после переговоров в другом городе внести в базу информацию о заказе для производственного отдела, или оформить запрос на подготовку коммерческого предложения для менеджера по продажам, или направить договор на согласование с бухгалтерией.



На примере автоматизации управленческого учета рассмотрим некоторые функциональные возможности http://www.portal-yug.ru/catalog/3/179/" target="_blank">1С:УНФ.
Предположим, третьего числа в фирму "Спорткомплекс Плюс", которая специализируется на производстве, продаже и установке спортивных комплексов, позвонил представитель детского клуба "Солнышко".
Клиента интересуют цены на монтаж и установку спортивных комплексов, а также требования к помещению.
Информацию руководству детского клуба "Солнышко" нужно предоставить до седьмого числа.



Сотрудник отдела продаж регистрирует это событие в документе, которое так и называется "Событие". В документе отражается тема, содержание, ответственный. Указывается потенциальный клиент и его контакты.



Сотрудник отдела продаж на его основании создает задание на работу сотруднику производственного отдела. Указывает, что нужно сделать и в какие сроки. Таким образом, программа позволила выполнить сотруднику всю цепочку действий предпродажной работы, переходя из одного документа в другой, делая основную работу за него.



Кроме того, программа отразила все планы в списке событий, который руководитель регулярно просматривает. Из него руководитель видит, чем занимаются сотрудники. Встав на строку с нужным событием, руководитель может посмотреть подробности этого события.
Процесс переговоров, связанный с обсуждением предложения, может быть более продолжительный, чем в нашем примере.
Регистрация всех событий позволит сохранить историю переговоров, понять какие причины повлияли на принятие или не принятие положительного решения клиентом, включиться в работу другому сотруднику в случае отсутствия ответственного сотрудника.



Также  программа включила планируемые события в "Календарь сотрудника", что дает сотруднику не забыть выполнить обещанное, а руководителю – возможность контролировать, как планируют свое рабочее время сотрудники и исполняет ли компания в срок свои обещания потенциальным клиентам.



Формируем задание на основании предыдущего документа. Программа автоматически заполняет форму документа. Кроме того, программа рассчитала сроки изготовления комплекса – 3 дня, начиная с 10 числа, исходя из данных справочника Номенклатура и определила потребность в материалах на основе данных спецификации. В результате производственный отдел получает задание на изготовление спортивного комплекса.
Каждый заказ на производство определяет  не только планируемые сроки изготовления и состав необходимых комплектующих, но также какая продукция и в каком количестве должна быть произведена.



Форма Расчет потребностей в запасах предлагает автоматически сформировать заказы поставщикам. Здесь программой предложен выбор поставщиков с указанием их цен. Галочкой выбираются поставщики по каждой номенклатурной позиции и в результате формируются заказы поставщикам.
После того как по данным заказам поступят запасы, производственному отделу можно приступать к работе.
И тут перед руководителем встает новая задача - оптимально распределить ресурсы предприятия.



На рассматриваемом предприятии работа по сборке крепежных узлов спортивного комплекса выполняется с помощью автомата сборки.
У каждого ресурса предприятия, в том числе и у автомата сборки, может быть свой рабочий график, в котором указано рабочее время и мощность загрузки оборудования, т.е. количество заданий, которое может исполняться в единицу времени. В рассматриваемом  примере автомат сборки в единицу времени исполняет только одно задание.
При оформлении заказа на производство планировалось использовать автомат сборки 10 числа с 12 до 14:30.
Специальная форма Планировщик сводит вместе все данные и показывает, правильно ли распланирована загрузка ресурса.
Красными штрихами программа в данном случае подсказывает, что загрузка ресурса спланирована не правильно
Действительно, сборочный автомат в это время работает для исполнения заказа фитнес-центра. Но мы видим,  что в это время простаивает дополнительный автомат сборки, а также что основной автомат до 11 часов свободен. Поэтому остается принять решение, какой вариант предпочтителен, и перепланировать загрузку оборудования, путем внесения изменений в заказ на производство.
Этот простой пример продемонстрировал  реальную рабочую ситуацию и средства программы, помогающие ее выявить и исправить.



Следующий этап - выпуск продукции и оприходование ее на склад.  
Факт выпуска продукции фиксируется документом "Производство".
Отгрузка готовой продукции оформляется в программе "Расходной накладной". В результате этого действия продукция фактически отгружается со склада и  изменяется состояние взаиморасчетов с покупателями.
Сложившаяся практика управления такова, что наиболее жестко всегда контролируется план продаж.  И это понятно, поскольку  исполнение плана продаж напрямую связано с получением дохода.



Программа позволяет вести планирование продаж. Планы продаж могут составляться в любом количестве, с любой степенью детализации и достоверности: оптимистическое или пессимистическое планирование и т.п.



В отчете План-фактный анализ продаж указаны планируемые продажи, фактические продажи, а также отклонения – в натуральных и стоимостных показателях, и процентах. Отчет поможет руководителю проанализировать причины отклонения от плана и принять правильные управленческие решения.
Рассмотренный нами  пример наглядно продемонстрировал, каким образом в единую базу заносятся первичные документы всех подразделений предприятия и возможность руководителя контролировать и анализировать работу фирмы в любой момент времени.



Одним из элементов экономической управленческой стратегии руководителя предприятия, безусловно, является мониторинг себестоимости того или иного вида выпускаемой продукции или оказываемых услуг.
Программа http://www.portal-yug.ru/catalog/3/179/" target="_blank">УНФ предоставляет возможности для анализа данных о фактической себестоимости продукции (товаров, работ, услуг) вплоть до конкретной номенклатурной позиции конкретного заказа покупателя.
Но и на этом возможности программы не заканчиваются.



С чего, как правило, начинается рабочий день директора?
Первое – нужно посмотреть, какие поступления сегодня ожидаются, и уточнить у главного бухгалтера, пришли ли деньги.
Второе – согласовать, сколько, кому и за что заплатить. Обычно, заявки на расходование денег поступают от сотрудников в письменном "от руки" виде – из канцелярии на закупки хозяйственных товаров, из коммерческого отдела на закупки материалов и оборудования для обеспечения заявок, из бухгалтерии – на налоги, арендные платежи и пр.
Ежедневное планирование денежных средств является одной из ключевых функций оперативного управления предприятием.



Задачи по планированию денежных средств в программе http://www.portal-yug.ru/catalog/3/179/" target="_blank">"1С:Управление небольшой фирмой" выполняются с помощью платежного календаря.
Платежный календарь представляет руководителю совокупность заявок на расходование денежных средств и планируемых денежных поступлений. При его составлении контролируется соблюдение бюджетной дисциплины. Так, заявка на платеж, превышающая бюджетные лимиты по данной статье движения денег, просто не может быть исполнена.
В начале располагается информация о просроченных платежах.
Следом за просроченными платежами располагаются данные о запланированных платежах, что, собственно, и составляет главный смысл платежного календаря. Здесь руководитель может видеть как сами суммы планируемых платежей, так и предполагаемый остаток средств на расчетных счетах и в кассах с учетом этих платежей. В случае, когда в календаре присутствуют отрицательные остатки, директору необходимо внести изменения в планы платежей.



http://www.portal-yug.ru/catalog/3/179/" target="_blank">"Управление небольшой фирмой" предлагает удобные инструменты для контроля за дебиторской и кредиторской задолженностью.



Анализ состояния расчетов с покупателями и поставщиками можно провести и с использованием форм Расчеты с покупателями и Расчеты с поставщиками. Здесь в наглядном виде представлены суммы задолженности покупателей и поставщикам, структура задолженности.
Дебиторы. Диаграмма и дополняющая ее таблица отражают общий размер задолженности контрагентов перед компанией. С помощью диаграммы можно оценить также процентное соотношение долга каждого контрагента и общей суммы задолженности.
Дебиторская задолженность по срокам.
С помощью диаграммы и таблицы можно получить представление о том, какой процент в ее общей сумме составляют давние и относительно новые задолженности.
Динамика задолженности дебиторов.
График отражает изменение общей величины дебиторской задолженности за заданный период.
Для анализа расчетов с поставщиками имеется также аналогичная форма
Расчеты с поставщиками.



Для контроля над деятельностью компании со стороны руководства также предназначен Монитор руководителя.
Эта форма удобна тем, что в одном месте наглядно представлены все основные показатели деятельности фирмы.
Список остатков денежных средств на начало и конец указанного дня по всем кассам и расчетным счетам предприятия.
Список доходов и расходов по направлениям деятельности предприятия с выводом итогового результата.
Список контрагентов, имеющих задолженность перед компанией, с указанием размера задолженности.
Список контрагентов, перед которыми имеет задолженность компания.
Список товаров, работ и услуг, включенных в невыполненные заказы покупателей с указанием заказа.
Список товаров, работ и услуг, включенных в невыполненные заказы поставщикам с указанием заказа.
Руководитель имеет возможность получать данные на любую дату и по любой организации, используя поля выбора в командной панели. Он может также по своему вкусу изменить взаимное расположение списков, увеличивать или уменьшать окна, а также запретить вывод лишних показателей.
Однако на этом не заканчиваются возможности ведения управленческого учета в программе УНФ.
В частности спектр управленческих отчетов в программе http://www.portal-yug.ru/catalog/3/179/" target="_blank">УНФ гораздо шире, чем представлен в данной статье.
Остались без внимания также  такие интересные возможности программы как:

Учет рабочего времени сотрудников;
Расчет и выплата управленческой заработной платы по сдельной или повременной системе;
Ведение кадрового учета в минимально необходимом объеме;
Учет основных и нематериальных активов.

Всем известна истина, что каждый должен заниматься своим делом. Только в этом случае выполнимы поставленные цели и задачи.
Так и в малом бизнесе: если бухгалтерский учет будет вестись в бухгалтерской программе, а управленческий учет в управленческой, - каждый, решая свои задачи, но  взаимодействуя друг с другом, - то в этом случае будут созданы все условия для продуктивной работы, как сотрудников фирмы, так и руководителя.



Спасибо за внимание!

По вопросам приобретения ПО обращайтесь к нашим специалистам по телефону: +7 (861)279-33-66, электронной почте op@portal-yug.ru, mail@portal-yug.ru.

http://www.portal-yug.ru/catalog/3/179/" target="_blank">