1С:Документооборот 8: вопросы пользователей

В любой крупной организации с большим количеством сотрудников, которые могут обмениваться с клиентами документацией, существует проблема единого оформления документов: договоров, заключений, отчетов и т.д. К сожалению, сложно заставить всех придерживаться единых правил оформления. И вроде бы есть примеры, по аналогии с которыми необходимо оформлять исходящую корреспонденцию, но тем не менее у каждого сотрудника результат получается свой. Как выйти из этой ситуации?

Чаще всего руководство решает эту проблему за счет человеческого ресурса – организуется большой отдел документационного обеспечения, призванный производить норм контроль и оформление всей исходящей документации. При этом увеличиваются затраты сил на формирование документов в соответствии с внутренними и внешними стандартами и, как следствие, значительно возрастают и сроки их оформления.

Решить эту проблему может программа 1С: Документооборот 8 и его функция использования авто заполняемых шаблонов файлов.

Что это такое?
Все вы знаете, что в 1С есть возможность реализовывать печатные формы различных документов. При этом берется некая основа документа и заполняется конкретными данными из программы.   Например, всем знакомая форма счет-фактура. Неудобство заключается в том, что  для внесения изменений в эти формы, а также разработки новых форм понадобятся услуги программиста.
В 1С:Документооборот 8 так же есть возможность формировать выходные формы на основании данных программы, разница лишь в том, что заготовку данных форм вы сами де- лаете в программах MS Word или Open Office, для этого вам не потребуется никаких дополнительных знаний.


Выделенные серым цветом поля на рисунке – это параметры, которые будут заполнятся данными конкретного документа из системы. Например, Арендодатель – это название нашей организации, а Арендатор – поле Контрагент из регистрационной карточки документа.  Для того, чтобы настроить заполнение каждого параметра, также не понадобиться вызывать программиста – это легко сделать в пользовательском режиме программы, заполнив специальный справочник "Правила авто заполнения шаблонов файлов".


Использование такой возможности программы позволит стандартизировать формируемую документацию, используемую как за пределами фирмы, так и внутри ее. У сотрудников не будет необходимости искать шаблоны, выяснять их актуальность, правильность реквизитов в шапке и т.д.  Достаточно будет лишь одному ответственному сотруднику своевременно обновлять шаблоны файлов, которые, заметим, обновляются в одном месте и не требуют длительных затрат времени.  Это позволит значительно сэкономить время на оформление документов.