1С:Документооборот 8: вопросы пользователей

Используя систему электронного документооборота несколько месяцев, подключая к работе все большее количество пользователей, вы можете столкнуться с ситуацией, когда каждый отдел будет требовать изменить структуру видов документов и папок под собственные нужды. Например, структура, разработанная изначально согласно требованиям отдела по работе с документами, неудобна юристам и экономистам. Есть ли выход из этой ситуации или придется переделывать изначальную структуру?  

Действительно, очень часто при внедрении систем электронного документооборота через какое-то время, когда пользователи «входят во вкус» при работе с программой, у них формируется более четкое понимание того, с какой же структурой данных им было бы удобно работать. Для того, чтобы не перенастраивать изначальную схему, которая, вероятнее всего, обусловлена важными требованиями (разграничение прав доступа, настройка маршрутов обработки документов и т.д.), в системе 1С:Документооборот КОРП существует механизм «Категории».

Категории предназначены для дополнительной классификации документов. Каждому документу в системе может быть присвоено несколько категорий. Похожий механизм реализован на многих сайтах в интернете. Какой-то определенной статье присваиваются, так называемые, теги, объясняющие смысл статьи. Например, статью на кулинарном сайте о приготовлении «Супа из баранины с чечевицей» можно охарактеризовать следующими тегами: первые блюда, блюда из баранины, блюда с чечевицей. При обращении к каждому из этих тегов мы попадем на эту статью.

Этот механизм аналогичен механизму, реализованному в программе 1С: Документооборот КОРП.  Например, мы зарегистрировали документ «Договор аренды техники № 15 от 13.09.2013» и знаем, что по этому договору арендован грузовой самосвал для работы на объекте «Раскольники». Какие категории можно присвоить этому документу? Зависит от того, с какой информацией нам нужно будет работать. Нам нужно видеть отдельно все договоры - выделим отдельную категорию «Договоры»; есть отдельные сотрудники, которые работают только с договорами аренды, - добавим еще одну категорию «Аренда»; для поиска документов, относящихся к какому-то конкретному объекту, также можно создать отдельную категорию «Раскольники». Таким образом, мы можем отобрать нужные нам документы как по одной определенной категории, так и по пересечению нескольких. Все это можно осуществить в специальной удобной форме работы с документами по категориям:



Кроме этого, в системе у каждого пользователя есть возможность создать свои категории, которыми будет пользоваться только он для классификации тех документов, с которыми он работает. Причем другие пользователи эту классификацию видеть не будут. Это позволит каждому сотруднику организовать собственное пространство работы с документами, удобное только ему.

Также стоит упомянуть о такой возможности, как автоматическое присвоение категорий. Например, можно создать правило, по которому документам, у которых в наименовании есть слово «аренда», будет автоматически присваиваться соответствующая категория. Это позволит сделать присвоение категорий независимым от пользователя и избежать ошибок.

Механизм категорий призван сделать работу с документами еще более удобной, у каждого пользователя будет собственный мощный механизм классификации документов и возможность применять его по собственному усмотрению.