Аренда транспортного средства без экипажа у физлица

Автор: Алена Гелунова

В чем отличие от компенсации за пользование личным автомобилем? Рассмотрим учет аренды в программах 1С на примере 1С:Зарплата и управление персоналом 2.5 и 1С: Зарплата и управление персоналом 3.

В практике хозяйственной жизни многие пользователи сталкиваются с трудностями при отражении в учете операций аренды транспортного средства без экипажа у физлица. На первый взгляд, отражение операций аренды авто имеет сходство с отражением компенсации за использование личного транспорта сотрудника в служебных целях. На самом деле, эти два вида выплат имеют существенные различия в порядке регулирования отношений сторон, налогообложения и отражении в учете. Указанные различия приведены в таблице:



Информация об отражении компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях размещена на ресурсе ИТС: http://its.1c.ru/db/staff1c#content:33670:hdoc" target="_blank">Кадры и оплата труда\Кадровый учет и расчеты с персоналом в программах "1С"\Расчеты с персоналом\Начисление прочих выплат\Компенсация за использование личного транспорта для служебных поездок

Рассмотрим, как отражать аренду автотранспорта у сотрудника организации и у физлица, не являющегося сотрудником, на примере программ 1С:Зарплата и управление персоналом 2.5 и 1С:Зарплата и управление персоналом 3 с последующим отражением операций в бухгалтерском учете в программу 1С: Бухгалтерия 3.

Пример: Организация 01.11.16 заключила с Ивановым И.И. договор аренды транспортного средства без экипажа. Арендная плата выплачивается ежемесячно в последний день месяца.
В бухгалтерском учете арендная плата и затраты на возмещение расходов арендодателя отражаются в составе расходов по обычным видам деятельности (http://its.1c.ru/db/garant/content/12015838/1/5" target="_blank">п. 5, http://its.1c.ru/db/garant/content/12015838/1/7" target="_blank">7, http://its.1c.ru/db/garant/content/12015838/1/8" target="_blank">8 ПБУ 10/99 "Расходы организации", утв. приказом Минфина РФ от 06.05.1999 № 33н).

В налоговом учете затраты на выплаты за пользование транспортным средством по договору аренды учитываются при расчете налога на прибыль и относятся к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией (http://its.1c.ru/db/garant/content/10800200/1/264110" target="_blank">пп. 10 п. 1 ст. 264, http://its.1c.ru/db/garant/content/10800200/1/2521" target="_blank">п. 1 ст. 252 НК РФ).

1.    Учет в 1С: Зарплата и управление персоналом, ред. 3

В 1С:Зарплата и управление персоналом, ред. 3 для отражения операций по договору аренды с сотрудником или сторонним физическим лицом в настройках расчета зарплаты (меню Настройка\Расчет зарплаты) необходимо предварительно установить флаг "Регистрируются прочие доходы физических лиц, не связанные с оплатой труда".

Для регистрации выплат по договору аренды транспортного средства предназначен документ "Регистрация прочих доходов" (меню Зарплата\Выплаты\Незарплатные доходы).
При проведении документа не формируется задолженность перед получателем дохода, сумма арендной платы в ведомости на выплату зарплаты отражена не будет. Предполагается, что все денежные расчеты вне рамок трудовых отношений производятся в бухгалтерской программе. Документ предназначен для регистрации сумм доходов в учете по НДФЛ и страховым взносам и отражения их в соответствующей отчетности, а также для формирования данных для отражения в бухгалтерском учете.

Подробнее об отражении операций по договору аренды в программе 1С:Зарплата и управление персоналом, ред. 3 на ресурсе ИТС: http://its.1c.ru/db/staff1c#content:34600:zup30" target="_blank">Кадры и оплата труда\Кадровый учет и расчеты с персоналом в программах 1С\НДФЛ с доходов по договору аренды транспортного средства\ЗУП 3.0.

Проверить корректность отражения сумм арендной платы в учете НДФЛ можно с помощью отчета "Регистр налогового учета по НДФЛ" (меню Налоги и взносы\Отчеты по налогам и взносам).
Для выгрузки данных о начисленной арендной плате и удержанном НДФЛ в программу 1С:Бухгалтерия, ред. 3 необходимо создать и заполнить документ "Отражение зарплаты в бухучете". Программа автоматически сформирует записи с нужным видом операции в табличной части документа:



После обмена в программе 1С:Бухгалтерия будет сформирован документ "Отражение зарплаты в бухучете" с соответствующими проводками по начислению арендной платы и удержанию НДФЛ. Начисление пройдет по счету дебета, указанному в настройках способа отражения зарплаты в учете.

Обратите внимание, из ЗУП 3 в БП 3 выгружается только наименование способа отражения зарплаты, поэтому при первичном обмене в программе 1С: Бухгалтерия способы отражения необходимо детально заполнить, указав бухгалтерские счета и аналитику:



[/B]2. Учет в 1С: Зарплата и управление персоналом, ред. 2.5

Независимо от того, заключен договор аренды с сотрудником организации или сторонним физическим лицом, организация-арендатор обязана удержать НДФЛ с суммы арендной платы и перечислить его в бюджет.

В ЗУП 2.5 такая операция регистрируется документом "Корректировка учета по НДФЛ, страховым взносам и ЕСН" (меню Расчет зарплаты по организациям\Налоги и взносы). Предварительно в программе нужно завести Иванова И.И. в справочник "Физические лица", если Иванов И.И. не является сотрудником организации.

Подробный порядок заполнения документа "Корректировка учета по НДФЛ, страховым взносам и ЕСН" описан на ИТС: http://its.1c.ru/db/staff1c#content:34600:zup30" target="_blank">Кадры и оплата труда\Кадровый учет и расчеты с персоналом в программах 1С\НДФЛ с доходов по договору аренды транспортного средства\ЗУП 3.0

При проведении документа программа создаст необходимые движения по регистрам учета НДФЛ. Проверить корректность отражения сумм арендной платы в учете НДФЛ можно с помощью отчета "Регистр налогового учета по НДФЛ" (меню Расчет зарплаты по организациям\Налоги и взносы).
В программу 1С:Бухгалтерия предприятия данные документа "Корректировка учета по НДФЛ, страховым взносам и ЕСН" не выгружаются. Начисление и выплата арендной платы физическому лицу отражаются непосредственно в 1С:Бухгалтерии, как описано далее.

3.    Учет в 1С: Бухгалтерия предприятия, ред. 3

Для отражения начисления суммы арендной платы в БП 3 можно воспользоваться документом "Поступление услуг", движения которого необходимо отредактировать: добавить проводку по удержанию НДФЛ. При заполнении проводки обязательно нужно указать все субконто на счете расчетов с контрагентом, иначе взаиморасчеты не закроются:



Документ создается, когда для учета зарплаты используется ЗУП 2.5, а также когда отдельной программы для ведения учета зарплаты нет, и все взаиморасчеты с сотрудниками отражаются в БП 3.
Выплата арендной платы регистрируется документами учета денежных средств: "Расходный кассовый ордер" или "Списание с расчетного счета".

Если отдельная программа для учета зарплаты не используется, то для целей учета НДФЛ одних проводок недостаточно. Для корректного формирования квартальной и годовой отчетности по НФДЛ в программе 1С: Бухгалтерия предприятия, ред 3 дополнительно необходимо создать документ "Операция учета НДФЛ" (меню Зарплата и кадры\Все документы по НДФЛ). Подробнее о заполнении документа на ресурсе ИТС: http://its.1c.ru/db/staff1c#content:34600:buh30" target="_blank">Кадры и оплата труда\Кадровый учет и расчеты с персоналом в программах 1С\НДФЛ с доходов по договору аренды транспортного средства\БП 3.0