Автоматизация документооборота в ВДЦ "Орленок"

В данной статье я вам расскажу  об одном из внедрений СЭД http://www.portal-yug.ru/catalog/98/1593/" target="_blank">1С:Документооборот 8 Корп.
В подобных статьях принято говорить о крупных сложных внедрениях, где возникает масса препятствий, а внедренцы их героически преодолевают. Это может навесить на программу ярлык "Только для огромных организаций". Да, программный продукт http://www.portal-yug.ru/catalog/98/1593/" target="_blank">1С:Документооборот 8 Корпрасчитан на большие объемы информации и активную коллективную работу, но при этом может с успехом применяться и в средних по размеру организациях.






Всероссийский детский центр "Орлёнок" – самое известное и желанное место  детского отдыха в России на протяжении 50 лет. Каждый год  более 1,5 тысяч сотрудников детского центра обеспечивают отдых более 20 тысячам детей из России и зарубежья. Территория детского центра расположена на черноморском побережье и занимает более 300 га лесопарка. Территория настолько большая, что от одного объекта к другому приходится ехать на машине. Орленок включает в себя 7 лагерей и административно-хозяйственный комплекс. Работа каждого лагеря это отдельная замкнутая система. И территориальная разрозненность значительно затрудняет прохождение, рассмотрение и утверждение многих документов. Это часто отрицательно влияет на своевременности управленческих решений.



Естественно, документооборот был и до внедрения учетной системы. Просто весь он велся вручную. Документационное обеспечение управления в ВДЦ "Орленок" осуществляется специальной службой, именуемой Общий отдел (возможно, в вашей организации подобная служба называется по-другому: организационный отдел, канцелярия, управление делами или иначе).

Были большие бумажные журналы, в которых регистрировались документы. При поступлении приказа или другого документа, с которым необходимо ознакомиться "под роспись", общему отделу приходилось выискивать нужных адресатов, буквально охотясь за подписями.

Сотрудникам приходилось лично носить служебные записки в администрацию, убеждаться, что они дошли до адресата.

Поручения руководства направлялись по телефону или электронной почте. То есть единого хранилища задач не было, что затрудняло их контроль.

Сбор отчета по документообороту являлся серьезной трудоемкой задачей.
Поиск в бумажных документах – это тоже весьма творческая работа. Компьютеры, естественно, были, электронные версии ключевых документов безусловно тоже присутствовали, систематизации для удобного поиска не хватало.



Соответственно были предъявлены требования к СЭД.
Базовые требования – единое хранение и регистрация внутреннего и внешнего документооборота. Контроль переданных документов – возможность отслеживать документы, временно покинувшие свое постоянное место жительства. Программа должна поддерживать учет обращений граждан в соответствии с N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации". Важно синхронизировать бумажные документы и электронные – быстрый поиск бумажного экземпляра по электронной копии и наоборот. В системе должна присутствовать возможность постановки задач, контроль их исполнения. Также система должна предоставлять статистические отчеты по документообороту и исполнительской дисциплине.

Две следующие задачи появились чуть позже: Возможность использования ЭЦП в программе и уведомление исполнителей о поступлении задач по электронной почте.



Понятно, что вопрос о необходимости внедрения системы электронного документооборота не стоял. Внедрять надо и побыстрее. Однако рынок СЭД пустым не назовешь и предстояло выбрать, на какой системе автоматизироваться. Надо сказать, что и тут долго не думали. Орленок уже давно пользуется продуктами фирмы "1С" и доверяет разработчикам. Кроме того, при внедрении очередной конфигурации от 1С не придется искать подрядчика для выполнения работ, да и администратор знаком с архитектурой. А учитывая принцип лицензирования рабочих мест, покупка будет весьма выгодной с финансовой точки зрения. Конфигурация http://www.portal-yug.ru/catalog/98/1593/" target="_blank">1С:Документооборот 8 Корпсоответствует заявленным требованиям в своем начальном варианте. Был принято решение внедрять именно ее.

Чуть позже оказалось, что на выставке информационных и коммуникационных технологий Softool-2011 в номинации "Электронный документооборот" первое место занял продуктhttp://www.portal-yug.ru/catalog/98/1593/" target="_blank">"1С:Документооборот 8 КОРП".



Внедрение проходило по технологии Модульного внедрения. То есть ставились короткие достижимые задачи по внедрению отдельного функционала. Такой подход позволяет достаточно быстро начать использовать программный продукт в боевом режиме. И упрощает процесс привыкания пользователей к программе. http://www.portal-yug.ru/catalog/98/1593/" target="_blank">1С:Документооборот 8 как будто говорит: "Внедряй меня по частям". Функционал, который вам в данный момент не нужен, можно отключать (буквально снятием одной галочки в настройках). Например, вы пока не хотите использовать фотографии сотрудников при совместной работе с документами. Убираем соответствующий флажок и мы больше не видим рамки фотографии на экранах обсуждений. Создается иллюзия отсутствия функционала. На схеме не случайно блок Обучение пользователей крупнее, чем Настройка модуля и Сопровождение. Дело в том, что изначально использовалась исключительно типовая конфигурация 1С:Документооборот и основная задача внедренца была  обучить пользователей новому функционалу. А когда их больше семидесяти человек, и это, в основном, руководящий состав, задача становится интересной. Тут хочется поблагодарить Александру Стефановну – заведующего общего отдела за позитивный настрой и желание содействовать автоматизации.



При формировании исходящих документов программа предлагает внести их в журнал передачи, тем самым поставив на контроль. И в любой момент мы можем увидеть у какого корреспондента или сотрудника находится Оригинал документа. Какие документы не были возвращены в срок. Можно сформировать горячую десятку сотрудников или корреспондентов, кто чаще всего задерживает документы, чтобы в будущем воздержаться от передачи оригиналов документов злостным должникам.



В соответствии с 59-ФЗ обращения граждан должны обрабатываться определенным образом. В Орленок такие обращения поступают и программа предоставляет удобные инструменты ведения этих документов. При помощи соответствующих отчетов Общий отдел контролирует исполнение обращений граждан и всегда может оперативно предоставить руководству информацию о структуре и динамике обращений.



Связь электронных документов и бумажных установлена в оба направления. При необходимости можно найти бумажный оригинал, имея электронную копию, ведь мы точно знаем, в каком деле лежит документ.

А так как при регистрации в СЭД на бумажный вариант документа наносится штрих код, найти электронный вариант при наличии бумажного еще проще.



В программе реализована достаточно мощная система задач и процессов. Есть семь простых процессов (Исполнение, Поручение, Ознакомление, Регистрация, Согласование, Рассмотрение, Утверждение) и возможность комбинировать их в более сложные.

Сейчас на экране список не завершенных задач, которые Александра Стефановна направила другим сотрудникам. Здесь видно, что она использует стандартную возможность платформы 1С Группировать списки по любому полю (в данном случае задачи сгруппированы по исполнителю).
Многие руководители Орленка направляют поручения подчиненным исключительно в http://www.portal-yug.ru/catalog/98/1593/" target="_blank">1С:Документооборот. Это позволяет контролировать как отдельные задачи, так и исполнительскую дисциплину в целом.



Вообще в программе возможно сформировать различные статистические отчеты.



Многие документы должны быть подписаны прежде, чем идти дальше. Для того, чтобы и в этом случае была возможность использовать исключительно электронные документы, у всех руководителей Орленка есть аппаратные ключи ЭЦП. Использование этой технологии позволяет подтверждать, что документ подписан определенным лицом и после этого не изменялся.



Для того, чтобы о факте появления задачи пользователи узнавали как можно раньше, было настроено уведомление по электронной почте. Это тоже типовой функционал.

Всем пользователям были установлены почтовые клиенты с обязательным автозапуском при старте компьютера. И при появлении задачи в http://www.portal-yug.ru/catalog/98/1593/" target="_blank">1С:Документооборотпочтовый клиент звуками и миганием значка сигнализировал о необходимости ознакомиться с задачей.

На электронную почту приходит только уведомление, не содержащее текстов документов, поэтому легко можно использовать любые почтовые сервера, не опасаясь утечки информации из-за возможно взлома ящика. При этом некоторые почтовые сервера бесплатно предоставляют услугу sms-уведомления.



Как я уже говорил, изначально система была внедрена с полностью типовым функционалом и изменений в конфигурацию не вносилось. Однако со временем потребовалось сделать небольшие доработки. После внедрения ЭЦП было решено настроить процесс ознакомление, добавив обязательность применения ЭЦП. Таким образом, мы решили отойти от бумажного листа ознакомления. В процессе Согласование подобный функционал есть в типовом варианте, где визы согласования должны подкрепляться электронной подписью.



Так же в конфигурацию была добавлена подсистема учета пропусков для отдела безопасности.



Прочие приятные мелочи. Еще их называют "бантики". Это небольшие настройки конфигурации, которые не влияют на логику работы программы, но создают дополнительное удобство при работе пользователей.

Сотрудники общего отдела активно пользуются панелью избранного, добавляя в нее документы, к которым приходится часто обращаться. Поступило пожелание добавить в эту панель возможность группировать ссылки в папки. Реализовали.



Еще одним "бантиком" стал помощник ввода резолюций в процессе Рассмотрение. Он позволяет заполнять резолюции шаблонными фразами и подбирать фамилии руководителей отдела для вставки в текст резолюции. Во-первых, это позволяет использовать для набора резолюции только мышку. Во-вторых, избежать случайных ошибок в фамилиях.



В результате документооборот Орленка приобрел сапоги-скороходы. Улучшение ощутили не только сотрудники общего отдела, но и руководство, и рядовые сотрудники. http://www.portal-yug.ru/catalog/98/1593/" target="_blank">1С:Документооборот Корп– это постоянно развивающаяся система. Время от времени появляется новый функционал, новые удобства.