Начало осени приносит с собой важные изменения в законодательстве. И одно из них касается нового порядка функционирования бизнес-процессов компаний и ИП.

С 1 сентября 2024 года электронные подписи, выпущенные на сотрудников, перестают быть действительными. Это значит, что сотрудники больше не смогут использовать их для подписания документов от лица организации.

Согласно новым правилам, подписание документов от имени организации лицом, действующим по доверенности, теперь возможно только с использованием электронной подписи физического лица. Для подтверждения полномочий такого представителя обязательным условием станет предоставление машиночитаемой доверенности (МЧД) – цифрового аналога бумажной доверенности.

Машиночитаемая доверенность – это электронный документ в формате xml, содержащий сведения о представителе, объеме его полномочий и сроке их действия.

Применение МЧД позволяет:

- идентифицировать сотрудника и подтвердить, что он имеет полномочия подписывать документы электронной подписью организации;

- исключить риски неправомерного использования ЭП организации посторонними лицами, не имеющими на то соответствующих полномочий;

- повысить ответственность руководителей компании за распределение прав доступа к ЭП.

Почему это необходимо?

Согласно статистике, лишь незначительная доля руководителей организаций и ИП (около 10%) на практике сами подписывают электронные документы с помощью своей ЭП.

Большинство же предпочитает передавать полномочия по подписанию документов другим сотрудникам – чаще всего это касается отдела бухгалтерии.

До 1 сентября 2024 года сотрудники могли подписывать документы с помощью сертификата сотрудника. Но теперь всё изменилось.

Чтобы обеспечить правовую защиту компании в электронном документообороте, каждый уполномоченный представитель (например, бухгалтер) должен получить личный сертификат физлица (УКЭП). А компания или ИП – выпустить для него МЧД.

С учетом новых правил в отношении использования машиночитаемых доверенностей руководителям компаний и ИП придется более ответственно подходить к вопросам подписания электронных документов. Это обусловлено необходимостью лично подтверждать полномочия представителей, подписывающих документы.

Что нужно сделать?

1. Оформить УКЭП для физического лица в коммерческом удостоверяющем центре.

2. Проверить наличие и срок действия электронных подписей физического лица, если они были оформлены ранее.

Создать машиночитаемую доверенность (МЧД) в соответствии с форматами, предусмотренными законодательством:

002 – формат машиночитаемой доверенности (МЧД) был создан ФНС для работы через ЭДО с контрагентами.

003 – формат МЧД, который подходит для обмена документами с бизнес-партнерами (B2B) и государственными органами (B2G). Эта версия доступна на портале Госуслуг и на специальном портале ФНС.

5.01 / 5.02 – собственные форматы МЧД для налоговой отчетности.

МЧД СФР – формат Социального фонда России.

4. При оформлении доверенности указать полномочия, которыми наделяется представитель. Классификатор полномочий доступен на портале Госуслуги.

5. Подписать доверенность с использованием УКЭП руководителя или ИП, которую выдают в Федеральной налоговой службе или доверенных удостоверяющих центрах.

Как пользоваться МЧД и отправлять с ней отчетность?

Прикладывать МЧД каждый раз необязательно.

Сначала загрузите электронную доверенность в специальный реестр на портале ФНС. Затем, при каждом подписании документов, вместо самой доверенности отправляйте только её реквизиты.

Сдавать налоговые отчеты теперь нужно также применением МЧД. Порядок направления доверенности описан в приказе ФНС от 30.04.2021 № ЕД-7-26/445@.О новом формате МЧД для налоговой можно узнать из приказа ФНС от 19.09.2023 № ЕД‑7‑26/648@.

Для СФР порядок работы с электронной доверенностью тот же. Бухгалтер один раз регистрирует машиночитаемую доверенность в программе отчетности. После этого МЧД можно будет использовать для различных целей. Например, для обмена данными по пособиям, больничным листкам в СЭДО.