Рассмотрим на примере "1С:Бухгалтерия 8", ред. 3.0 как отражать расход топлива по путевым листам для нетранспортных компаний, которые используют автомобиль в служебных целях.

Такие затраты уменьшают налогооблагаемую базу в следующем порядке

Для включения опции по учету путевых листов в программе должна быть установлена функциональность "Полная" или выборочная с установленным флажком "Путевые листы" на закладке "Запасы" ("Главное" – "Функциональность".) На закладке "Запасы" необходимо установить флажок "Путевые листы".

Далее в справочнике "Физические лица" у лиц, на которых будет оформляться путевой лист, следует указать данные водительского удостоверения ("Зарплата и кадры" – "Физические лица" – "карточка сотрудника-водителя"  – ссылка "Все документы" – "Создать" – "сведения о водительском удостоверении").

После выполненных настроек можно переходить к работе с самим документом "Путевой лист", который является основным документом для учёта и контроля работы водителя в организации. Он выдаётся ежедневно и даёт право на управление транспортным средством. В нём содержится информация об организации, автомобиле, маршруте и расходе топлива:

1. Раздел: Покупки – Путевые листы.

2. Кнопка "Создать".

В шапке документа заполняется основные поля:

• Транспортное средство – выбираем необходимый транспорт из справочника «Транспортные средства»;

• Сотрудник – в этом поле указываем водителя;

• Норма расхода – расход по нормативу л/100 км для расчета текущего расхода топлива.

• Счет затрат – счет учета затрат на израсходованное топливо.

На закладке "Топливо" указывается количество литров топлива заправленного в бак автомобиля. В колонке "Документ" выберите вариант покупки топлива – "Топливная карта" или "Кассовый чек" и заполните необходимые данные:

На закладке "Маршрут" укажите точки отправления и прибытия по маршруту следования автомобиля, дату, время, показания одометра. Расстояние и расход топлива рассчитаются автоматически на основании показаний одометра и нормы расхода топлива в одноименном поле:

По кнопке "Печать" можно распечатать путевой лист по форме №3 для легкового автомобиля или упрощенную форму путевого листа, а также авансовый отчет, если топливо приобреталось за наличные или по банковской карте (обратите внимание, что в этом случае нарушится сквозная нумерация авансовых отчетов, потребуется вручную поправить номер документа в печатной форме и номер следующего вновь создаваемого документа "Авансовый отчет").

В движении документа формируются следующие проводки

При оплате топлива топливной картой документ по дебету счета 10.03.2 только на количество заправленного в бак топлива. При оплате топлива подотчетными средствами (наличными или банковской картой) формируются проводки по дебету счета 10.03.2 на количество заправленного в бак топлива и сумму. На количество израсходованного топлива формируется проводка по кредиту счета 10.03.2 (на количество без суммы).

При получении от поставщика топлива первичных документов (накладной и счета-фактуры) на выбранное за период топливо, создается документ "Поступление (акт, накладная)" с видом операции "Топливо", который формирует проводки по дебету счета 10.03.02 на общую сумму без количества.

Счет 76.15 "Приобретение по топливным картам" используется как вспомогательный.

При выполнении регламентной операции "Корректировка стоимости номенклатуры" в составе обработки "Закрытие месяца" формируется проводка по дебету счета затрат и кредиту счета 10.03.2 на сумму израсходованного топлива, рассчитанную по средней стоимости за месяц.