КЭДО (кадровый электронный документооборот) – это создание, подписание, использование и хранение кадровых документов в электронном виде без дублирования на бумажном носителе (N 377-ФЗ ст. 22.1).

Минтруд обеспечивает компаниям методологическую поддержку по переходу на КЭДО. Основная цель – внедрение цифровых технологий в сферу кадрового учета для оптимизации процессов и повышения эффективности контроля за исполнением трудового законодательства.

Формализация КЭД позволит государственным системам быстро и эффективно обрабатывать информацию о трудовой деятельности граждан, а также упростит процедуру контроля и выявления возможных нарушений трудового законодательства.

Как это работает?

Когда организация переходит на КЭДО, процесс работы с документами значительно упрощается: специалист по кадрам формирует документы в учетной системе, после чего отправляет их сотруднику и отслеживает статусы подписания в режиме онлайн.

Одним нажатием кнопки сотрудник может легко подписывать эти документы на своем компьютере или смартфоне, а также направлять заявления в отдел кадров через личный кабинет сервиса, находясь при этом в любой точке мира. 

Как появился КЭДО: предпосылки и прецеденты

Законодательные инициативы по развитию кадрового электронного документооборота постепенно стимулировали компании к переходу на новые системы учета и обработки документов.

Первый эксперимент по электронному кадровому документообороту, регламентированный приказом Минтруда № 194, был проведен еще в 2018 году. По его условиям документы и сведения о работнике переводились в электронную форму с дублированием на бумажном носителе.

В ходе эксперимента были выявлены некоторые технические и правовые сложности, а также обозначена потребность перехода на ЭДО без дублирования на бумаге.

Не менее важным здесь оказался и сопутствующий фактор цифровизации бизнеса крупными компаниями. Постепенно они начинали внедрять современные технологии в свои бизнес-процессы для повышения качества работы.

Значительное влияние на развитие электронного документооборота оказала пандемия коронавируса в 2020 году. Компании оказались вынуждены переходить на удаленный формат работы, что потребовало быстрой и эффективной реорганизации процессов.

Поэтому в 2021 году был принят действующий закон 377-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской федерации", описывающий ЭДО в сфере трудовых отношений. 

В результате появился электронный документооборот, который становится незаменимым инструментом для обеспечения бесперебойного обмена документами в режиме дистанционного сотрудничества.

Создавать, хранить, подписывать и отправлять в электронном виде можно почти все кадровые документы. Однако есть и исключения.

Какие документы переводятся в КЭДО, а какие – нет?

*если сотрудник не подал заявление на ведение трудовой книжки в электронном виде.

Чтобы электронные документы обладали юридической силой, они должны быть составлены в соответствии с действующим законодательством.

КЭДО регламентируют:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 22.1–22.3); 

• Федеральный закон № 63-ФЗ "Об электронной подписи";

• Приказ Минтруда от 20.09.2022 № 578н "Об утверждении единых требований к составу и форматам документов".

1С:Кабинет сотрудника

Попробовать

• Бесплатный тестовый период 45 дней
• Сервис для удобной работы с кадрами
• Полностью соответствует 136 ТК РФ
• Обмен любыми кадровыми документами
• Возможность выдавать расчетные листки в электронном виде

Зачем переходить на КЭДО?

Основные преимущества:

• Ускоряет кадровое делопроизводство. Электронный документооборот позволяет значительно ускорить процесс обработки кадровых документов, сократив время на их обработку и передачу.

• Снижает риск утраты документов. Рукописи не горят, если они переведены в электронный формат. Здесь они надежно защищены, что снижает риск потери важных данных.

• Обеспечивает безопасность документа. Документ, подписанный электронной подписью, изменить нельзя. Это обеспечивает его подлинность и невозможность несанкционированного изменения.

• Обеспечивает прозрачную логистику. Можно легко отслеживать весь маршрут движения документа и контролировать на каждом этапе.

• Позволяет дистанционно управлять кадровыми процессами. КЭДО дает возможность эффективно управлять персоналом и кадровыми вопросами, используя современные информационные технологии, если вы находитесь далеко от офиса.

• Сокращает расходы. Использование электронного документооборота позволяет сократить расходы на бумагу, отправку документов и хранение архивных материалов.

• Дает доступ к личным данным всегда и везде. В любой момент сотрудник может посмотреть расчетные листки по заработной плате или даты ближайшего отпуска.

Как перейти на КЭДО?

Переход на КЭДО в среднем занимает 2-3 месяца. Что нужно сделать, чтобы легко и оперативно его совершить:

1. В первую очередь необходимо уведомить сотрудников. Если работник по каким-то причинам не согласен использовать КЭДО, его документы нужно продолжить вести в бумажном виде.

2. Подготовить внутренние документы – положение об электронном документообороте, ЛНА и соглашения с сотрудниками. В них указать сроки перевода организации на КЭДО, данные о выбранном сервисе, список должностей сотрудников и документы, которые переводятся в электронный формат.

3. Выбрать сервис для кадрового ЭДО. Важно выбрать ту систему электронного документооборота, которая наилучшим образом сочетается с уже используемыми программами в вашей компании. Отличным вариантом может стать 1С:Кабинет сотрудника. Сервис отличается удобным интерфейсом, поддержкой всех типов электронных подписей, надежной защитой данных и качественным техническим сопровождением от специалистов при возникновении каких-то вопросов. Подробнее о сервисе можно узнать в нашей статье.

Добровольно-принудительно или по желанию: будет ли КЭДО обязательным для всех компаний?

На данный момент КЭДО не является обязательным для российских компаний.

Тем не менее видна тенденция к развитию и продвижению КЭДО со стороны государства:

С 1 марта 2023 года начал действовать Приказ Минтруда от 20.09.2022 № 578н , который требует от кадровиков подготовку электронных приказов, договоров и соглашений в официально утвержденных форматах. Согласно новым правилам, кадровые электронные документы должны быть представлены в виде трех файлов: основной части в формате PDF, электронной подписи в формате SGN и описания документа в XML.

1 июня 2023 года начался эксперимент Минцифры по переводу на КЭДО отдельных органов государственной власти. Участниками пилотного проекта стали Минцифры, Федеральное казначейство, ФНС, а также федеральные госслужащие и те, кто желает работать в ведомствах.

Подведение итогов должно было состояться 31 мая 2024. Однако принято решение продлить эксперимент по внедрению КЭДО до 27 ноября 2024 года. Связано это с новым положением о предоставлении кадровым службам государственных органов права на прием заявлений на выдачу сертификатов ключей проверки электронной подписи.

По результатам проекта будет принято решение о статусе КЭДО для всех компаний.

Учитывая данные инициативы, имеет смысл обратить внимание на цифровой документооборот уже сегодня.