Можно ли в конфигурацию 1С:Бухгалтерия загрузить документ, полученный от поставщика по почте или фотографии?

Можно ли в конфигурацию 1С:Бухгалтерия загрузить документ, полученный от поставщика по почте или фотографии?

230
Сервисы 1С

Досрочный ответ: можно. Как? С помощью сервиса "1С:Распознавание первичных документов" (1С:РПД).

Расскажем подробнее, что это такое.

"1С:Распознавание первичных документов" помогает автоматизировать и упростить ввод бумажных документов в базу 1С, например, счетов, накладных, актов, счета-фактур, УПД, УКД, кассовых чеков и т.д.

Что умеет сервис?

  • Работать с изображениями документов.

Сервис обрабатывает:

  • Набор изображений или фотографий страниц документа
  • Электронный документ в форматах PDF, Word или Excel
  • Архивы (zip, 7zip, rar, и подобные) с изображениями, файлами PDF, Word, Excel

Бумажный документ нужно отсканировать или сфотографировать при хорошем освещении, чтобы вся страница попадала в кадр. Также можно скачать на телефон приложение Сканер документов от 1С.

  • Распознавать документы.

Документы, находящиеся на серверах 1С, обрабатываются в сервисе автоматически. С каждой страницы документа распознается нужный для конкретного типа документа текст: например, наименование поставщика, ИНН покупателя и т.д. Эти данные возвращаются в программу 1С для формирования документов в базе данных.

  • Сопоставлять прочитанный текст с объектами базы.

Сервис сопоставляет распознанные данные документа с объектами конкретной базы: организациями, контрагентами, договорами, номенклатурой и другими. Помимо этого, разбирается номер и дата документа, а также цена, количество, сумма, ставка НДС и т.д.

Если какие-то объекты встречаются в учете впервые и отсутствуют в базе, сервис предложит пользователю подтвердить их создание.

Если названия каких-то объектов в базе и в документе отличаются, пользователю необходимо выбрать соответствие вручную. База сохранит этот выбор и будет автоматически применять его при следующем сопоставлении.

  • Создавать комплекты документов.

1С:РПД автоматически объединит документы, отражающие одну и ту же хозяйственную операцию, в комплекты и предложит обработать их совместно. Если какие-то документы из комплекта уже присутствуют в базе 1С, "1С:РПД" самостоятельно создаст недостающие документы, а также прикрепит сканы к уже имеющимся.

  • Сверять информацию из QR-кода на чеке с информацией из ФНС.

При работе с чеками все данные сверяются с информацией из ФНС и сразу будут доступны для загрузки в Авансовый отчет, Путевой лист или Расходы предпринимателя.

Чтобы документы появились в базе 1С, выполните 3 простых шага:

1. Отсканируйте или сфотографируйте бумажные документы и загрузите их в 1С:РПД.

Подойдут документы в формате PDF, Word, Excel или OpenDocument, фотографии и сканы этих документов: PNG, JPG, BVP, TIFF или даже архивы: RAR, ZIP, 7z.

2. Дождитесь завершения процесса распознавания. Его скорость зависит от размера документа и качества изображения. Обычно это занимает пару минут.

Если необходимо загрузить большой объем данных, понадобится чуть больше времени. В таком случае лучше использовать поточный сканер. Поскольку процесс автоматизирован, вы можете заняться другими делами или сделать перерыв на кофе, а затем вернуться к проверке распознанных данных.

3. Проверьте результат и сформируйте документы в учетной базе 1С.

На точность распознавания влияет качество изображения. Сервис проверяет соответствие названий организаций, контрагентов, а также позиций номенклатуры для автоматической генерации документа в 1С. После распознавания данные будут автоматически сопоставлены.

В случае, если сервис не сможет сопоставить данные или не найдет соответствующих контрагентов или номенклатуру, потребуется ваша помощь: подтвердить предложенное сопоставление или добавить новые позиции в справочник.

Преимущества

  • Экономия времени

Использование "1С:Распознавание первичных документов" значительно ускоряет процесс ввода первичных документов в систему, позволяя сосредоточиться на более важных задачах.

  • Автоматизация процесса ввода

Программа автоматически обрабатывает и вводит первичные документы в базу, избавляя от необходимости ручного ввода данных.

  • Работа с разными форматами

Вы можете загружать 1С отсканированные изображения или цифровые документы Word, Excel и получить первичные документы в учетной системе.

  • Ускорение документооборота в компании

С помощью 1С:РПД бухгалтер получает документы не только от контрагентов, но и от других доверенных лиц – руководителя, менеджера по продажам, водителя, кладовщика.

Через "1С:Сканер документов" любой сотрудник компании, получивший документы от контрагента, может сфотографировать их и отправить в базу для дальнейшей работы.

Сервис распознавания документов работает в программах:

  • 1С:Бухгалтерия предприятия;

  • 1С:ERP Управление предприятием 2;

  • 1С:Управление нашей фирмой (только в 1С:Фреш);

  • 1С:Комплексная автоматизация;

  • 1С:Розница.

Также доступен в приложениях 1С:БухОбслуживания.

Полный список поддерживаемых приложений можно посмотреть здесь.

Стоимость сервиса

Распознавание сервисом одной страницы стоит от 3 до 6 рублей, в зависимости от выбранного тарифа. Больше страниц – выгоднее стоимость.

Пользователям ИТС предоставляется бесплатный тестовый пакет на 250 страниц.

Каждый пакет действителен 12 месяцев. Если вы израсходовали его раньше, у вас есть возможность приобрести дополнительный пакет страниц.

В случае, если у вас остались неиспользованные страницы, вы можете купить новый пакет. Это продлит срок действия исходного ещё на 12 месяцев. Текущий баланс доступен в интерфейсе сервиса.

Выбрать и подключить выгодный тариф можно по этой ссылке.

 
1С-Отчетность бесплатно на 30 дней

Попробовать
  • Отправка регламентированной отчетности
  • Напрямую из программ 1С
  • Во все контролирующие органы: ФНС, ПФР, ФСС, Росстат, Росалкогольрегулирование, Росприроднадзор, ФТС
Поделиться

Рекомендуем

Вам могут быть интересны данные решения

Другие записи

Ваш регион определился как:Краснодар