Блог
Проверки учета НДФЛ перед выплатой аванса
Чтобы минимизировать количество ошибок в учете НДФЛ. Рассмотрим, какими инстру...
Перенос данных в ЗУП 3.0: чего ожидать?
448
1С-ЭДО
Как организовать перенос данных. Быстрее и удобнее всего произвести копирование расчетных и кадровых данных из ЗУП 2.5 и ЗИК 7.7 с помощью стартового помощника, который предлагает свои услуги при первоначальном запуске базы. Процесс переноса максимально упрощен и все, что нам нужно — указать базу, являющуюся источником информации, и период, за который необходимо транслировать расчетные данные. По умолчанию помощник подставит год так, чтобы обеспечить базис, необходимый для расчета среднего (2 года), но мы можем изменить данный параметр. На этом этапе нам нужно принять решение, чего мы хотим - сохранить историю полностью и транслировать хозяйственные операции с самого начала ведения учета или воспользоваться чудесной возможностью оставить устаревшие данные в прошлой программе и перенести только актуальную информацию. Далее помощник сам установит связь, проведет выгрузку и загрузку, а после рапортует об успешном завершении. Обратите внимание, возможно, потребуется обновить текущую конфигурацию перед переходом на новую редакцию. Перенос данных возможен, начиная с версий 7.70.347 (для ЗИК 7.7) и 2.5.79.3 (для ЗУП 2.5).
Слияние, дублирование, повторный перенос. Если по какой-то причине требуется повторно запустить процедуру трансляции данных из одной и той же базы, то при ее выполнении информация будет сопоставляться с уже существующей, и дублирования не произойдет. Таким образом, в случае необходимости можно соединить несколько распределенных баз в одну.
Где искать данные. После успешно завершенной процедуры переноса в новой редакции программы будут созданы такие же объекты учета, как и в источнике. Классификаторы, параметры и нормативно-справочная информация будет представлена в привычном виде, а вот расчетные данные преобразуются в специальный документ "Перенос данных", о котором мы подробнее поговорим немного позже. Таким образом, фактические суммы в новой редакции программы будут компактно храниться в одном отдельном месте.
Общие справочники и параметры учета. Все организации из справочника переносятся без изменений вместе с учетными политиками и списком подразделений. Если вы решили свернуть базу данных и транслировать только информацию, необходимую для расчетов, то в программу новой редакции попадут не все сотрудники. Уволенные на начало года, с которого осуществляется перенос, воссозданы не будут. Однако при этом список физических лиц переносится полностью, потому что в ЗУП 3.0 реализована возможность производить выплаты сторонним физическим лицам. Графики работы также создадутся в полном объеме.
Кадровая история и сведения о плановых начислениях. Документы, оформленные для движения кадров (приемы, увольнения, перемещения) переносятся в полном объеме, причем на каждого сотрудника создается отдельный документ. Немного изменился механизм учета отпусков по уходу за ребенком. Теперь выход из него оформляется не как изменение условий нахождения в таком отпуске, а специальным документом "Возврат из отпуска по уходу". Перенос осуществляется с учетом этой особенности. Остальные же документы ("Отпуск по уходу за ребенком" и "Изменение оплаты отпуска по уходу за ребенком") транслируются как есть. Исполнительные листы и договоры займа превращаются в такие же документы. Остальные плановые начисления переносятся в документ "Изменение оплаты труда", а плановые удержания - в "Перенос данных".
Начисления и удержания. В новой редакции программы перечень основных и дополнительных начислений слит в один список. Есть некоторые предопределенные виды расчетов, но доступность их полного списка определяется настройками программы. При переносе начисления сопоставляются по ряду признаков. Если в ЗУП 3.0 находится предопределенный аналог, то именно он будет использован в расчетных данных, транслируемых из редакции 2.5. Если аналогов нет, создадутся те виды расчета, которые использовались для исчисления зарплаты в указанный период. В случае, если какому-то передаваемому начислению или удержанию будет соответствовать настройка в новой программе, она включится автоматически. Переход на новую редакцию отличный повод инвентаризировать используемые виды расчета и оставить только актуальные данные. К тому же в форме вида расчета ЗУП 3.0 есть удобная возможность – галочка "Начисление больше не используется", которая скроет неприменяемые данные и поможет содержать общий список в идеальном порядке.
Фактические начисления, удержания и выплаты. В редакции 3.0 способ хранения фактически начисленных и удержанных сумм (состав служебных регистров программы) претерпел существенные изменения, например:
- • учет всех удержаний и НДФЛ теперь ведется и в разрезе сотрудников (рабочих мест), а не только в разрезе физических лиц, что позволяет строить полноценные аналитические отчеты и производить выплаты отдельно по таким рабочим местам;
- • изменен способ хранения и получения информации, используемой для расчета среднего заработка;
- • изменен принцип ведения взаиморасчетов с сотрудниками - выплаченные суммы теперь не учитываются по фактической дате выплаты, а только по месяцу начисления.
- данные для расчета среднего заработка;
- о фактически предоставленных отпусках;
- фактически произведенные начисления и удержания;
- информация об отработанном времени;
- данные по НДФЛ;
- данные по страховым взносам;
- взаиморасчеты и тому подобное.
Например, переносу не подлежат:
- производственный календарь;
- графики отпусков;
- документы персонифицированного учета ПФР;
- штатное расписание (если для каких-то должностей в штатном расписании использовались надбавки, то после переноса необходимо добавить такие надбавки непосредственно в плановые начисления сотрудников).
Настройки сменных графиков и, вероятно, отдельного контроля потребуют начисления, использовавшие тарифные сетки для расчетов. Что касается правильности переноса плановых начислений и удержаний — сверить их можно либо в карточке сотрудников, либо, что быстрее, попробовав рассчитать зарплату. Также стоит проверить качество перенесенных фактических данных и сформировать различные отчеты по зарплате, налогам и взносам. Использование таких отчетов, как "Анализ зарплаты по подразделениям и сотрудникам", свод, "Анализ ФОТ", "Анализ начисленного и уплаченного НДФЛ" и многие другие, помогут не только быстро проверить правильность перенесенной информации, но и скорее освоиться в программе. При проведении анализа следует помнить специфику новой редакции: в ней все расчеты ведутся в разрезе сотрудников (рабочих мест), а не физических лиц.
Меры предосторожности. Каким бы легким ни был переход на новую редакцию "1С:Зарплата и управление персоналом", гарантом вашего спокойствия выступит копия транслируемой базы данных, сделанная непосредственно перед началом процедуры переноса. Это как огнетушитель: скорее всего, никогда не понадобится, но лучше пусть будет. Также рекомендуется удалить помеченные на удаление объекты, выполнить тестирование и исправление. Время, уделенное проверке качества перенесенных данных, поможет обрести уверенность и продолжить спокойную работу в комфортном режиме. И, конечно, если ваша база данных претерпевала изменения, и в ней реализовывались какие-либо специальные настройки, перед переходом на редакцию 3.0 проконсультируйтесь со специалистом.
