Отражение хозяйственных операций, связанных с наличными денежными средствами или ценными бумагами – один из самых важных моментов учета, так как такие операции всегда имеют стоимостное выражение. В данной статье хотелось бы напомнить бухгалтерам про порядок отражения поступления денежных средств в кассу учреждения на примере программы "1С: Бухгалтерия государственного учреждения 8, редакция 2.0".

Должностное лицо, основными обязанностями которого являются выдача и прием денежных средств и ценных бумаг в учреждении - является кассиром.

Первоначальная настройка программы

Если обратиться в программу БГУ 2.0, то для пользователя, который будет заниматься участком кассы, нужно настроить соответствующие права.

Для этого, рекомендуем открыть программу под правами "Администратора". Через меню "Администрирование-Настройка пользователей и прав-Пользователи" создать нового пользователя "Кассир" и установить ему роль-Бухгалтер и Кассир.

Рисунок 1 Настройка пользователей и прав

Рисунок 2 Вызов команды списка пользователей

Рисунок 3 Список пользователей

Рисунок 4 Настройка ролей для пользователя

После входа в программу под ролью Кассир, бухгалтер сможет отражать все необходимые операции по блоку "Денежные средства".

Работа с документами блока "Денежные документы"

При открытии блока "Денежные документы-Касса организации", можно заметить, касса организации условно разделена на приходную часть и расходную.

Рисунок 5 Касса организации

Документ "Приходный кассовый ордер" предназначен для оформления поступления наличных денежных средств в рублях или в любой другой валюте в кассу учреждения.

В соответствии с Инструкцией по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета, утвержденной Приказом Минфина России от 01.12.2010 №157н, для учета движения наличных денежных средств учреждения в кассе применяется счет 201 34 "Касса".

Согласно приказу Минфина России №198 от 14.09.2020 года аналитический учет по счету 201.34 "Касса" ведется в разрезе ответственных лиц, где под ответственным лицом понимается лицо, осуществляющее ведение кассовых операций- - кассир.

При отражении кассовых операций учреждение должно руководствоваться порядком ведения кассовых операций в РФ, установленным Центральным банком РФ, с учетом следующей особенности: прием в кассу наличных денежных средств от физических лиц производится по "Приходным кассовым ордером" (ф.0310001) и бланкам строгой отчетности, утвержденным в порядке, предусмотренном законодательством РФ. В случае приема наличных денежных средств уполномоченными лицами последние ежедневно сдают в кассу учреждения денежные средства, оформленные Реестром сдачи документов, с приложением квитанций (копий).

Учет кассовых операций, как в российской, так и в иностранной валюте, ведется в Кассовой книге (ф.0504514). Записи в Кассовой книге осуществляются по каждому приходному кассовом ордеру и расходному кассовому ордеру. Расходным кассовым ордером отражается выдача наличных денежных средств. Исходя из этого, в Кассовой книге отражаются только кассовые ордера.

Отражение в программе БГУ 2.0

Для ввода нового документа "Приходный кассовый ордер" необходимо нажать команду "Создать". Реквизиты "Номер" и "Дата" будут заполнены автоматически.

Заполнение документа осуществляется следующим образом:

Организация – выбирается организация или при наличии нескольких организаций ы одной базе – выбирается один из элементов справочника;

Счет по дебету – заполняется значение по умолчанию 201.34

Кор. Счет по кредиту – выбирается из Плана счетов (ЕПСБУ);

Подразделение – выбирается из справочника Подразделения;

- Сумма – сумма полученных денежных средств в кассу;

- Целевое назначение – при необходимости выбирается из справочника Целевые назначения кассовых ордеров;

- Принято от и Основание – указывается Контрагент и Договор, на основании которого производится оплата;

Рисунок 6 Документ Приходный кассовый ордер

Табличная часть Расшифровка платежа заполняется по суммам приходного кассового ордера в разрезе КФО, КПС и КЭК.

Также можно воспользоваться командой "Заполнить по задолженности" для автоматического заполнения данных по имеющейся задолженности контрагента.

Рисунок 7 Табличная часть Расшифровка платежа

Для оформления чека предназначена закладка "Чек ККМ", где должны быть заполнены: Касса ККМ (указывается касса, на оборудовании которой будет пробит чек), тип расчета и список номенклатуры чека ККМ.

На закладке "Бухгалтерская операция" из представленного справочника выбирается типовая операция, в соответствии с которой, будут сформированы проводки при проведении документа.

Рисунок 8 Бухгалтерская операция

В реквизит "Формировать проводки по исполнению плана доходов (Дт 508.00 Кт 507.00)" флаг устанавливается при необходимости.

Отражение приходного кассового ордера в бухгалтерском учете происходит только после его фактической оплаты. Для этого необходимо установить флаг "Оплачено" и провести документ.

Напомним, что для учета операций по начислению доходов формируется Журнал операций №5, который находится в разделе "Учет и отчетность-Отчеты-Регистры учета".