Система внутреннего электронного документооборота (ЭДО) призвана оптимизировать процессы работы государственного учреждения и сократить значительные статьи расходов, как материальных, так и временных, на оформление и подписание документов. Также внутренний ЭДО является мощным инструментом, позволяющим руководителям контролировать исполнение своих поручений. В этой статье мы расскажем организационные и технические аспекты организации перехода на ЭДО в госучреждениях.

Этапы перехода на ЭДО

Переход на систему ЭДО в госучреждении включает в себя три этапа: организационный, финансовый и технический.

Организационный этап предполагает определение порядка применения ЭДО в учреждении, т.е. решается, кому и какие подписи выдавать, где их хранить, как сотрудникам заходить в программу для подписания документов, происходит оформление подписей и соответствующие изменения вносятся в учетную политику. После решения организационных моментов необходимо заложить соответствующие суммы в план ФХД (финансовый этап).

В рамках завершающего технического этапа необходимо настроить ЭДО непосредственно в программах по ведению бухгалтерского учета, решить, где будут храниться электронные документы, а также позаботиться о том, чтобы все сотрудники, обладающие правом подписи, имели доступ в программу. Также целесообразно заранее провести сотрудникам обучение по работе с системой внутреннего ЭДО.

Взаимодействие сотрудников в системе внутреннего ЭДО

В рамках внутреннего ЭДО сотрудники самостоятельно заполняют электронные документы и передают их в бухгалтерию. Бухгалтерия, в свою очередь, выгружает полученную информацию в озеро данных.

Озеро данных представляет собой единое хранилище сведений о финансово-хозяйственной деятельности всех государственных учреждений РФ, поступающих на один сервис. Эти сведения впоследствии используются Минфином, Казначейством и другими проверяющими органами. Схематично это можно представить следующим образом:

Почему внутренний ЭДО – это удобно?

Система внутреннего ЭДО способна сэкономить до 90% времени бухгалтерской службы в части создания, проверки и визирования документов, а также в значительной мере облегчить поиск необходимых документов или их фрагментов через электронный архив, хранящийся в базе данных учреждения – это особенно важно при проведении сверки с контрагентами и исполнении запросов органов государственного контроля. Кроме того, увеличивается скорость доставки первичных документов и исключается риск их потери, сокращаются издержки на приобретение расходных материалов.

Сервисы внутреннего ЭДО работают на основе единого подхода, в основе которого лежит унификация построения шаблонов процессов электронных документов. Этот подход помогает уменьшить расходы при тиражировании и сопровождении участников электронного взаимодействия, а также существенно экономит время, которое потребуется для внедрения сервисов ЭДО в госучреждения. В результате оптимизируются текущие бизнес-процессы субъектов хозяйствования, уменьшаются материальные расходы, и, как следствие, сокращаются бюджетные расходы в плановой перспективе на всех уровнях бюджетной системы.

Также одним из ключевых «плюсов» внедрения системы внутреннего ЭДО является высвобождение рабочего времени для решения более важных стратегических задач учреждения.

Актуальные вопросы о внутреннем ЭДО

Каждое нововведение влечет за собой появление определенных опасений у пользователей, ведь никто не отменял человеческий фактор и даже самая передовая технология может дать сбой. Рассмотрим несколько возможных опасений по поводу внедрения внутреннего ЭДО, с которыми может столкнуться бухгалтер:

1. Если Интернета нет или он медленный? Работа внутреннего ЭДО действительно зависит от наличия сети Интернет, поэтому в тех муниципалитетах, где его еще нет, ведение внутреннего документооборота остается в традиционном виде на бумажных носителях. В случае, если Интернет есть, но его скорости недостаточно, потребуется увеличить мощность сервера.

2. Если ответственный сотрудник потеряет свою электронную подпись? Так как электронная подпись является аналогом собственноручной подписи, сотрудники должны хранить свои подписи самостоятельно. В случае утери электронной подписи, сотрудник может ее восстановить, обратившись в удостоверяющий центр, где потерянный ключ заблокируют от возможного использования третьими лицами.

3. Безопасно ли давать сотрудникам доступ к учетным программам? Для того чтобы сотрудники, заполняющие документы (например, подотчетные лица, кладовщики и т.п.), могли видеть или редактировать только то, что для них будет доступно, необходимо заранее настроить в программе права пользователей: например, установить набор прав, которые будут включать в себя только чтение, запись, добавление или изменение. Это можно сделать либо самостоятельно, либо обратившись к специалистам сопровождения.