Распределение уплаченных взносов в ПФР в 2013 г.

В предыдущей статье, посвященной отчетности в ПФР ("проблемные ситуации при подготовке отчетности"), мы упоминали о многочисленных трудностях, возникающих с распределением уплат, теперь мы постараемся перечислить распространенные проблемы и дать ответ на два главных вопроса: "как посмотреть уплаченные взносы по сотрудникам?" и "что делать, если уплаченные взносы превысили начисленные?".

Как посмотреть Начислено/Уплачено взносов в ПФР по сотрудникам?
На сегодняшний день в программах 1С на платформе 8 специального типового отчета для этой цели нет. Тем не менее, мы можем предложить вам 2 способа получить такой отчет: "вытащить" данные самостоятельно и проанализировать их в Microsoft Excel или воспользоваться специальным отчетом, созданным нашими сотрудниками.

Способ № 1. Длинный.
В нашем блоге уже есть статья о том, как собрать http://www.portal-ug.ru/blog/corp/72.php" target="_blank">Начислено/Уплачено по документам при помощи универсального отчета. Читатели могли отметить, что, начиная с 2013 года, данные рекомендации не подходят.  Стоит уточнить, что на самом деле рекомендации остаются прежними, просто применять перечисленные настройки следует к новому документу – "Пачка документов СЗВ-6-4".


Сами настройки намеренно упрощены (выбраны только 4 колонки).


Итак, ваша задача до 2012 собрать универсальный отчет по табличной части документа "Сведения о страховых взносах и стаже застрахованных лиц (СЗВ-4, СЗВ-6)", а начиная с отчетности за 2013 год – универсальный отчет по табличной части документа "Пачка документов СЗВ-6-4". У вас получится две таблицы, которые необходимо свернуть в одну, просуммировав ресурсы. Сделать это может помочь такой инструмент Microsoft Excel, как сводная таблица. Здесь важно отметить, что по-хорошему нельзя сворачивать отчет в Excel по физическому лицу. Ведь в организациях с большим числом сотрудников встречаются тройные тезки (ФИО разных сотрудников полностью совпадает), что может привести к искажениям в сгруппированном отчете – взносы двух разных людей про суммируются вместе.  В таком случае в универсальный отчет (в оба варианта) следует выводить не "физ. лицо", а "страховой номер ПФР", который уникален, а, стало быть, полученный в Excel свод будет корректным.
Коэффициенты рассчитаем также в Excel, т.к. каждый из двух отчетов в 1С не содержит всех данных, а значит, получать коэффициент еще в отчетах 1С не имеет прикладного смысла. Это можно сделать с помощью вычисляемых полей сводной таблицы Excel.


Однако в формуле вычисляемого поля проблематично использовать функцию "если" для обработки деления на нуль, вот почему в результате будут встречаться ошибки вида "#ДЕЛ/0!".
Поэтому, возможно, вам покажется более удобным добавить требуемые колонки (разница и коэффициенты) с применением функций рабочего листа в копии сводной таблицы.

Способ № 2. Платный.
Два года назад отделение ПФР, проверив отчет, указало одному из наших Заказчиков на превышение уплаченных взносов над начисленными по двум сотрудникам из, скажем, двух тысяч. Тогда пришлось исправлять распределение уплат "руками". Казалось бы, нет ничего сложного – перебросить 300 рублей на других сотрудников. Однако коэффициент уплаты был так близок к 1, что перебрасывать приходилось в буквальном смысле по несколько копеек, контролируя всякий раз, чтобы при перераспределении не произошло превышения по другим сотрудникам.  Excel нам тогда очень помог, но вместе с тем был спрограммирован несложный отчет в 1С. Наш Заказчик пользуется им до сих пор. В начале 2013 года отчет научился учитывать и новый документ "Пачка документов СЗВ-6-4".
Пользователь указывает только отчетный период и список реестров (описей АДФ-6). Информация из пачек, перечисленных в каждой описи, автоматически суммируется в отчет.


В этом отчете доступны функции условного форматирования. Например, можно выделить цветом поля, где коэффициент уплаты больше "1" (что является ошибкой с точки зрения ПФР). Для большей наглядности и информативности выводятся данные об уволенных в отчетном периоде сотрудниках. Как известно, коэффициент по ним в результате обязан стать равным "1".
Если у вас возникли вопросы по этому отчету (как пользоваться, сколько стоит) обратитесь, пожалуйста, к сотрудникам Компании Портал-Юг по электронной почте mail@portal-ug.ru или по телефону (861) 279-33-66.

Что делать, если уплаченные взносы превысили начисленные?
Тот факт, что уплаченные взносы превышают начисленные по отдельным сотрудникам, вы можете определить, например, с помощью нашего отчета. Кроме того, типовая обработка "Подготовка данных для передачи в ПФР" при формировании сведений за отчетный период сообщает о найденных "переплатах" и исключает таких сотрудников из дальнейшего распределения.

Сначала рассмотрим ситуацию, когда проблема с превышением уплат относится к прошлым периодам, а не к отчетному. Это не такой уж невероятный случай. С одной стороны, если были переплаты в прошлом периоде, отделение ПРФ не должно было принять у вас отчет. Проверка в ПФР такую ситуацию бы выявила.  Однако на практике случается, что такие пачки ПФР успешно принимает. Более того, были случаи, когда специалисты ПФР такие ошибки исправляли сами в своей программе. А значит, нам следует начать со сверки с ПФР.
В идеале надо попросить в отделении все принятые от вас ранее пачки, начиная с 2010 года. Если вам их дадут, есть отличная возможность автоматически загрузить их в 1С. Делается это в обработке "Подготовка данных для передачи в ПФР".


Данные можно загрузить в уже имеющиеся пачки или создать полностью новый комплект (главное, не запутаться потом в этих комплектах).

примечание: Так же следует поступить и в случае, если вы только начали вести учет в программах ЗУП, УПП и БП и еще ни разу не отчитывались из этих программ в ПФР. Для правильного формирования актуальных пачек в части уплаченных взносов следует загрузить всю историю – все пачки за прошлые периоды.

еще примечание: Если отделение ПФР не выдает вам пачки в нужном формате, возможно, вам могут предложить иные варианты сверки. Например, в вашем распоряжении окажутся данные по начисленным/уплаченным взносам в разрезе сотрудников в Excel. Такие данные тоже можно загрузить в 1С, но понадобится больше времени и навыки работы с обработкой "Загрузка из табличного документа", которая входит в состав типовых конфигураций (перед использованием обязательно сделайте резервную копию базы!).

После загрузки пачек из ПФР необходимо отделить правильные и актуальные от неправильных/сомнительных. Например, флагом "Принято в ПФР" в документах. И переформировать сведения за отчетный период с указанием всех предыдущих пачек (теперь корректных).

К сожалению, рассмотренная ситуация не исчерпывает всех возможных проблем. О том, почему распределенная по сотрудникам уплата может превышать начисленные взносы, мы продолжим рассказывать в следующем месяце на страницах нашего блога и газеты "Прогрессивный бухгалтер".