Кадровый документооборот включает в себя широкий спектр документов, регулирующих права и обязанности обеих сторон. Он играет ключевую роль в обеспечении правовой и организационной стабильности предприятия.

Компания, которая нанимает сотрудников, обязана вести кадровый документооборот.

Список основных документов, который должен быть у каждого работодателя:

- трудовые договоры;

- личные карточки сотрудников Т-2;

- трудовые книжки работников;

- правила внутреннего трудового распорядка;

- положение об оплате труда;

- штатное расписание;

- графики отпусков;

- табель учета рабочего времени;

- приказы;

- расчетный лист и документ, утверждающий его формы;

- положение о персональных данных;

- согласия сотрудников на обработку персональных данных.

 В 2021 году система кадрового учета существенно упростилась благодаря введению кадрового электронного документооборота.

КЭДО предоставляет работодателям возможность переводить документы в цифровой формат, что значительно облегчает их создание, подпись, хранение и поиск.

Обо всех преимуществах кадрового электронного документооборота можно прочитать в этой статье.

Какие документы переводятся в КЭДО?

Практически все кадровые документы, предусмотренные российским законодательством, могут быть переведены в электронную систему.

Полный перечень документов, которые можно вести в КЭДО и подписывать электронной подписью:

• трудовые договоры;
• договоры о материальной ответственности;
• ученические договоры;
• договоры на получение образования без отрыва или с отрывом от работы;
• дополнительные соглашения к договорам;
• соглашения о расторжении трудовых договоров;
• приказы (распоряжения) работодателя (за исключением приказа (распоряжения) об увольнении работника);
• уведомления об изменении определенных сторонами условий трудового договора;
• локальные нормативные акты;
• графики отпусков;
• графики сменности;
• графики работы на вахте;
• согласия на перевод;
• заявления об увольнении;
• отзывы заявлений об увольнении;
• объяснения;
• обязательства;
• другие кадровые документы (уведомления, требования, предложения, извещения, согласия, отказы, заявления и т.д.).

Документы компании для ведения кадрового электронного документооборота (КЭДО) работодатель определяет самостоятельно с учетом установленных трудовым законодательством ограничений.

Документы, которые не переводятся в КЭДО:

1. Трудовые книжки* и сведения о трудовой деятельности. Согласно российскому законодательству, трудовые книжки продолжают вести в бумажном виде, хотя существуют и электронные сведения о трудовой деятельности. Тем не менее, полное их переведение в электронный формат пока не предусмотрено.

2. Акты о несчастном случае по установленной форме. Эти документы требуют особого внимания, потому что могут использоваться для расследования несчастных случаев на производстве. Как правило, ведутся в бумажной форме для обеспечения подлинности и выполнения всех требований.

3. Приказы (распоряжения) об увольнении. Документы, связанные с увольнением сотрудников, также должны сохраняться в бумажном виде, так как они требуют личной подписи и оригинала в случае спорных ситуаций.

4. Документы, которые подтверждают прохождение сотрудником инструктажей по охране труда, в т.ч. лично подписываемых им.

*если сотрудник не подал заявление на ведение трудовой книжки в электронном виде.

Как подписывать электронный документ?

С 1 сентября 2024 года сотрудники компаний должны подписывать электронные документы с помощью электронной подписи физлица, подтверждая полномочия с помощью машиночитаемой доверенности. Подробнее об этом написали в статье.

Документы, которые нельзя подписывать ЭП:

- приказы об увольнении;

- журналы регистрации прохождения инструктажей по охране труда;

- акты о несчастных случаях на производстве.

Данный перечень документов установлен ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ. Эта законодательная норма направлена на защиту прав и интересов работников от возможного неправомерного и одностороннего изменения электронного документа. Например, подпись "задним числом".

Кадровый электронный оборот можно вести легко и просто с помощью 1С: Кабинет сотрудника. Сервис поддерживает все ключевые кадровые документы – от трудовых договоров и должностных инструкций до заявлений на отпуск.

Сотрудники могут самостоятельно подписывать многие документы в личном кабинете и отслеживать их статус без лишних обращений в бухгалтерию и отдел кадров. Это позволяет ускорить обработку заявлений, а также повысить оперативность и прозрачность кадрового учета.