Как сверить суммы взносов ПФР Начислено-Уплачено по сотрудникам или сделай отчет сам!

Создание отчета по пачкам СЗВ-4, СЗВ-6 при помощи "Универсального отчета" (вариант настройки универсального отчета действует до отчетности 2013 года)

Нередко на практике, при подготовке отчетности, возникает необходимость понять за какие суммы исчисленных и уплаченных взносов организация уже отчиталась перед ПФР за каждого из своих работников. С суммами начисленными все просто, расчет взносов производится по каждому физическому лицу, суммы же перечислений в фонды  разделяются только при подготовке отчетности.
И нередко ответом на вопрос бухгалтера "Как?" произносится "Никак. К сожалению, в конфигурации не предусмотрено специального отчета". Специального - нет, но есть Универсальный отчет. И т.к. в программе те данные которые предоставляет организация в ПФР хранится, то суммы начисленные и уплаченные по каждому из физ.лиц можно получить, сформировав Универсальный отчет по документам СЗВ.
Ниже приводится пошаговая инструкция, при помощи которой любой пользователь,  имеющий опыт работы в программных продуктах 1С, сможет получить данные о переплате/недоплате сумм взносов по физическим лицам и в целом по организации.

Внимание! Для доступа к "Универсальному отчету" пользователю необходимо иметь полные права, это связано с тем, что данный отчет может быть построен практически по любым данным базы данных.
1.    Откроем "Универсальный отчет". В меню "Операции" выберем пункт "Отчеты…" и в появившемся списке выберем "Универсальный отчет (по регистрам, документам, справочникам)". Откроется форма отчета. Если меню "Операции" нет, то пользователю необходимо предоставить полные права. Универсальный отчет также можно открыть через меню "Отчеты"/"Вспомогательные отчеты" в интерфейсе "Административный".





2.    Отчет будем строить по документу "Сведения о страховых взносах и стаже застрахованных лиц (СЗВ-4, СЗВ-6)". В поле "Тип данных" выберем "Документ", а в поле "Объект" документ "Сведения о страховых взносах и стаже застрахованных лиц (СЗВ-4, СЗВ-6)".



I. Структура отчета

Укажем строки и поля, которые нужны в отчете.
3.    Теперь нам нужно настроить структуру отчета. Нажмем на кнопку "Настройки" на верхней панели отчета.
Откроется окно настройки структуры отчета:  



Оно состоит из 2х частей. В левой части расположен список доступных полей, а в правой части расположены закладки "Структура отчета", "Отбор и сортировка" и "Оформление".

4.    Начнем с группировки строк. Данные выведем по сотрудникам в разрезе пачек СЗВ-4, СЗВ-6. Поле "Ссылка" (ссылка –  это и есть документ) программа поставила автоматически, нам нужно лишь перетащить из правой части поле "Физ лицо". Поле "Физ лицо" поставим  ниже поля "Ссылка", если хотим посмотреть состав пачек . Если же нам нужны данные по сотрудникам за несколько отчетных периодов, то убираем разрез документ, для этого поле "Ссылка" удаляем из группировок строк, нажав на красный крестик или на кнопку Del.



5.    Перейдем к настройке колонок отчета. Обратим внимание на то, что поля "Начислено накопительная", "Начислено страховая", "Уплачено накопительная" и "Уплачено страховая" не являются ресурсами, а значит, не будут суммироваться в итогах. Чтобы эти поля стали ресурсами, нам необходимо настроить пользовательские поля. Нажмем на кнопку "Настройка пользовательских полей" под списком доступных полей.



6.    Нажмем на кнопку "Добавить" и выберем пункт "Формула".



7.    Откроется окно настройки пользовательского поля. Слева расположен список доступных полей, справа – настройки поля: Наименование, формула и вид итогов



8.    Начнем с поля "Начислено накопительная". Перетащим его из левой части в окно "Формула" и назовем наше пользовательское поле "Начислено нак.". Нажмем кнопку "ОК".



9.    Аналогично (повторим пункты 6 - 8 ) делаем  для полей "Начислено страховая", "Уплачено накопительная" и "Уплачено страховая". Нажмем на кнопку "Закрыть".



10.    В списке доступных полей появилась группа "Пользовательские поля" с нашими ресурсами. Перетащим их в окно "Колонки отчета" в том порядке, в котором они должны выводиться в отчете.



11.    Кроме уже выбранных полей, нам нужны поля "Разница" и "Коэффициент уплаты" для каждой части взносов. Также создадим их с помощью "Настройки пользовательских полей", поле "разница" будет вычисляться как разница между полями "Начислено накопительная" и "Уплачена накопительная". Для того чтобы программа "поняла" что мы хотим их вычесть, заключим каждое из полей в квадратные скобки и поставим между ними знак вычитания:

12.    Разница накопительная:



Разница страховая:



Добавляем вновь созданные поля в колонки отчета, формируем, смотрим.

13.     Поля для вычисления Коэффициента уплаты содержат операцию деления (Уплачено/Начислено), и в  ней нужно учесть правило "На ноль делить нельзя, но если очень хочется, то можно", поэтому формула будет выглядеть так: те же самые квадратные скобки в которые заключаются имена полей чтобы программа понимала что это одно поле и условие что на ноль делить мы не хотим.

Коэффициент уплаты нак.
Формула для расчета коэффициента:
Выбор
        когда ([Начислено накопительная]<>0) И ([Уплачено накопительная]<>0)
        тогда [Уплачено накопительная]/[Начислено накопительная]*100
Конец





Поля готовы! И можно было бы смотреть полученный отчет. Но, как и в любом отчете, данные нас интересуют за определенный промежуток времени. Поэтому укажем период.

II. Отборы

14.    Перейдем на закладку "Отбор и сортировка".
На этой закладке можно настроить различные отборы, по которым программа будет выводить данные. Отбор также можно настроить в окне отчета, нажав на пиктограмму "Отбор".
Например, необходимо учесть, что данные нужны не все, а за какой-либо Отчетный период. Для выполнения этого условия из доступных полей перетащим поле "Отчетный период", которое можно найти, нажав на + слева от поля Ссылка. В окне отбора появится новая строка. "Вид сравнения" выбираем в зависимости от того, за какие отчетные периоды нужны данные. В колонке "Значение" выбираем либо "Произвольная дата" и заполняем колонку "Дата", либо одно из предопределенных значений. Обратите внимание на то, что Дата - это начало Отчетного периода. Например, чтобы вывести данные за 1 квартал 2012 года, необходимо указать дату "01.01.2012", 2 квартал – "01.04.2012" и так далее.



Если нужны данные за несколько отчетных периодов, в колонке "Вид сравнения" выбираем "В списке", а в колонке "Дата" нажмем на […]. Откроется окно "Редактирование списка значений", в котором добавим несколько дат.



Дополнительно в отборе стоит учесть что документы, по которым строится отчет, могут быть не проведены или помечены на удаление, может также понадобится учитывать только принятые в ПФР пачки. Все это учитывается в отборах. Например, отберем только проведенные документы:



Работа над созданием структуры отчета завершена.
Далее можно навести "красоту"

III. Оформление

15.    Переходим на закладку "Оформление".  Здесь можно настроить внешний вид отчета. Например, сделать так, чтобы отрицательные числа были красного цвета, установив соответствующий флаг в группе настроек Общее.



16.    Рассмотрим "Условное оформление". Нажмем на кнопку "Добавить". Появится новая строка. В колонке оформление нажмем на[…].



17.    Откроется окно Редактирование параметров. Параметры оформления можно настроить как для всего отчета, так и для отдельных полей. Кроме того можно задать условие, при котором будет применяться оформление.



18.    Для примера настроим формат для полей "Коэффициент уплаты". Дважды щелкнем левой клавишей мыши по полю "Значение" строки "Формат". В открывшемся окне "Конструктор форматной строки" зададим длину и точность числа.



Поле Условие оставим без изменений, а в поле Область добавим оформляемые поля.



19.    Рассмотрим оформление с условием. Выделим красным цветом значения коэффициента уплаты, если они больше 100. Цвет текста выбираем "Отрицательное число".



Ставим условие.



И выбираем оформляемые поля.



20.    Готово! Отчет формируется по кнопке "Сформировать".



21.    Сохранить настройки отчета можно нажав на одноименную кнопку на панели инструментов:



IV. Загрузка настройки из файла

В Универсальном отчете есть возможность загрузки готовой настройки отчета из файла с помощью справочника "Сохраненные настройки". Готовая к использованию настройка находится в прилагаемом к инструкции файле, который можно скачать по ссылке: http://www.portal-ug.ru/upload/otchet.vrp" target="_blank">http://www.portal-ug.ru/upload/otchet.vrp

1.      В меню "Операции" выберем пункт "Справочники…" и в появившемся списке выберем "Сохраненные настройки".





2.    Нажмем на кнопку "Загрузить настройку из файла"  , выберем файл с настройкой и нажмем ОК. Настройка появится в справочнике:



3.    Вернемся к окну "Универсального отчета". Нам нужно эту настройку в нем открыть. Для этого нажмем на кнопку "Загрузить настройки отчета" на панели инструментов.



В открывшемся окне "Список вариантов отчета" уже будет нужная нам настройка. Выберем ее.



4.    Готово! Отчет можно сформировать, нажав на одноименную кнопку на панели инструментов: