Порядок исчисления и удержания НДФЛ кажется довольно простым и понятным, в первую очередь ввиду того, что данная процедура производится по несколько раз в месяц. И многие опытные бухгалтеры, расчетчики и другие специалисты зачастую могут сделать это, что называется, с закрытыми глазами. Однако и в таком, на первый взгляд, элементарном вопросе имеются свои тонкости, которые нужно учитывать. Иначе есть риск неверно произвести расчет НДФЛ и исказить данные в отчетности.

В соответствии с п.1 ст.24 НК РФ налоговые агенты по НДФЛ обязаны исчислять и удерживать налог с физических лиц — получателей доходов. При этом исчисление сумм налога производится на дату фактического получения дохода (которая определяется в соответствии со статьей 223 НК РФ), нарастающим итогом с начала налогового периода применительно ко всем доходам (за исключением доходов от долевого участия в организации), начисленным налогоплательщику за данный период, с зачетом удержанной в предыдущие месяцы текущего налогового периода суммы налога.

Давайте попробуем перевести, что называется, с русского на русский. Сотрудник ежемесячно получает доход. Чтобы определить сумму НДФЛ, подлежащую удержанию необходимо сложить весь его доход за год ("нарастающим итогом с начала налогового периода"), уменьшить на сумму вычетов с начала года (если есть на них право), умножить на 13% и вычесть тот НДФЛ, который мы уже удержали в предыдущих месяцах этого года ("с зачетом удержанной в предыдущие месяцы текущего налогового периода суммы налога"). 

На примере это будет выглядеть следующим образом. Пример 1: Сотрудник получил доход (предположим, права на вычеты у него нет): 

• Январь 10000 руб. НДФЛ составит 10000 x 13% = 1300 руб. 

• Февраль 10000 руб. НДФЛ составит 20000 x 13% – 1300=1300 руб. 

И вроде бы не совсем понятно, к чему такие сложности с пересчетом сумм с начала года, когда можно просто взять 10000 за Февраль умножить на ставку налога и получить ту же цифру? (10000 x 0,13 = 1300).

Конкретно в данном случае — да, результат получился одинаковым. Но, во–первых, в реальной жизни редко приходится сталкиваться с такими удобными цифрами. Во-вторых, надо помнить, что НДФЛ исчисляется с точностью до рублей, а значит, мы можем получить несколько иные цифры за счет округления. И в-третьих, следует учитывать, что программы 1С разработаны в соответствии с законодательством, и в механизмы расчета и работы программы заложен именно алгоритм, указанный в Налоговом Кодексе. 

Что это значит для пользователей программы? В первую очередь то, что при создании в программе расчетных документов (будь то зарплата, отпуск и т.д.) расчет НДФЛ будет произведен по следующей формуле1*: НДФЛ13% = (НБ – В) x 13% – НДФЛпред Где: НДФЛ13% — налог, исчисленный по ставке 13 процентов; НБ — налоговая база, т.е. сумма облагаемых по ставке 13 процентов доходов, полученных налогоплательщиком с начала года; В — сумма налоговых вычетов, на которые налогоплательщик имеет право; НДФЛпред — сумма налога, удержанная налоговым агентом с начала календарного года по предыдущий месяц. И уже после этого результат округляется до рублей. Именно такой порядок указан и на сайте ИТС (https://its.1c.ru/db/taxndfl#content:591:hdoc). 

Рассмотрим на примере ситуацию, которая наглядно покажет, что расчет с начала года действительно необходим: Пример 2: Сотрудник получил доход (предположим, права на вычеты у него нет): 

• Январь 12549 руб. НДФЛ составит: 12549 x 13% = 1631 руб. (если быть точным, то до округления сумма составила 1631,37) 

• Февраль 8980 руб. НДФЛ составит (12549 + 8980) x 13% – 1631 = 1168 руб. (до округления 1167,77) 

Если бы мы рассчитали НДФЛ только исходя из суммы начисления за февраль, мы бы получили другую сумму: 8980 x 13% = 1167 руб. (до округления 1167,4) Уже образовалась разница между расчетами в 1 рубль. Этот рубль часто исправляется пользователями вручную и тогда он начинает "гулять", появляясь в каждом последующем расчете НДФЛ по данному сотруднику, пока его не зачтут. Но иногда разница, обусловленная исчислением налога нарастающим итогом с начала года может быть гораздо большей, чем 1 рубль. Например, интересные ситуации возникают, когда имеем дело с вычетами по НДФЛ.

Рассмотрим пример, и проанализируем результаты. Пример 3: Сотрудник имеет право на "детский" вычет в размере 1400 руб. Доходы сотрудника составляют: Январь 10000 руб. Февраль 1000 руб. 

При таких условиях исчисленный налог составит:

• Январь: (10000 – 1400) х 13% = 1118 руб. Где: 10000 руб. — доход; 1400 руб. — вычет. 

• Февраль: Доходы сотрудника в феврале меньше, чем сумма вычета (например, у него был переходящий отпуск с января, и рабочих дней в феврале осталось совсем мало). 

При этом важно понимать, что налоговая база в данном случае не приравнивается к нулю, и сумма налога также будет не равна нулю, а будет рассчитываться по формуле, описанной выше. И тогда исчисленный налог составит: (10000 + 1000 – 2800) х 13% – 1118 = –52 руб. Где: 10000 руб. — доход с начала года; 2800 руб. — вычеты с начала года; 1118 руб. — удержанный ранее налог. Сумма налога в данном случае получается отрицательной за счет того, что сотрудник имел доход в предыдущем месяце, с которого мы можем удержать налог. Сумма налога нарастающим итогом с начала года составит 1066 руб. (1118 – 52)

Таким образом, для определения налогооблагаемой базы по НДФЛ, учитывается не отдельно взятый документ или конкретный месяц расчета, а общая сумма дохода, полученная нарастающим итогом с начала года. Также будут складываться и суммы применяемых вычетов: нарастающим итогом с начала года. 

Следующий пример наглядно отразит это утверждение: Пример 4: Сотрудник имеет право на "детский" вычет в размере 1400 руб. Доходы сотрудника составляют: Январь 1000 руб. Февраль 10000 руб. Исчисленный налог составит: 

• Январь: (1000 – 1400) х 13% = 0. В данном случае сумма вычета превышает доход нарастающим итогом с начала года и налог составит 0 руб. 

В феврале расчет налога произойдет по следующей формуле: 

• Февраль: (1000 + 10000 – 2800) х 13% – 0 = 1066 руб.

Где:

1000 руб. — доход за январь;

10000 руб. — доход за февраль;

2800 руб. — вычеты за два месяца.

Образно говоря, остаток вычета, который не закрылся доходом в январе (1000 (доход) – 1400 (вычет) = 400 руб. это "остаток" вычета) перешел на следующий месяц и учёлся в процессе расчета налога.

Если бы мы ошибочно полагали, что расчет НДФЛ происходит в каждом конкретном документе, или даже месяце, вне зависимости от того, что происходило в течение года в предыдущих месяцах, мы бы получили совсем другие результаты в каждом из рассмотренных примеров, а, следовательно, допустили бы ошибки при составлении отчетности.

Например, в последнем примере сумма НДФЛ составила бы:

(10000 – 1400) х 13% = 1118 руб.

Очевидно, что расхождение составляет уже 52 рубля.

Рассмотренные примеры наглядно отражают, как должен рассчитываться НДФЛ в соответствии с законодательством — нарастающим итогом с начала года. Именно такой порядок определен Налоговым кодексом РФ и именно он реализован в программах "1С".

В заключении хотелось бы отметить, что для проведения анализа данных, составления полной картины по расчету НДФЛ а также для поиска возможных учетных ошибок по НДФЛ в программах "1С" можно использовать отчет "Регистр налогового учета по НДФЛ". Он содержит полную информацию в отношении НДФЛ по конкретному сотруднику в рамках налогового периода и зачастую дает ответы на большинство вопросов, связанных с НДФЛ по сотруднику.