Автоматизация документооборота на Абинском Электрометаллургическом заводе

О проекте

Основные задачи проекта

  • 1. Сокращение времени на работу с документами, перемещение документов.
  • 2. Снижение количества бумажных документов.
  • 3. Снижение "потерь" документов.
  • 4. Цифровизация бизнес-процессов взаимодействия отделов и цехов.
  • 5. Унификация работы с документами на заводе: согласование документов по утвержденным цепочкам, назначение ответственных за работу с документами в каждом структурном подразделении.
  • 6. Контроль исполнительской дисциплины всех поручений от высшего руководства, выдаваемых на ежедневных оперативных совещаниях, в разрезе сроков и предметов поручений.

Ситуация до старта проекта

Абинский электрометаллургический завод (АЭМЗ) работает с 2010 года и производит полмиллиона тонн арматуры в год, занимая третье место в мире по объемам производства.

Строительство завода началось в небольшом райцентре на западе Кубани в 2008 году. Этот проект стал первой попыткой создать высокотехнологичный металлургический объект в Краснодарском крае. Все этапы реализовывались нетипично быстрыми для таких масштабов темпами, а основное оборудование для строительства было закуплено у немецкой компании SMS Meer. ООО "АЭМЗ" приступило к работе уже в 2010 году, став всего за несколько лет флагманом экономики Южного федерального округа. Выгодное географическое положение, применение самых современных технологий и большая номенклатура выпускаемой продукции позволили заводу занять третье место по производительности в мире.

Завод активно уделяется внимание экологическому вопросу: на территории налажен раздельный сбор отходов, есть специальные ящики для сброса опасных отходов, продукция производится также из вторичного сырья — металлолома. Уменьшение количества бумажных носителей – это одна из целей внедрения 1С:Документооборота и еще один шаг в решении экологического вопроса.

Компания обеспечивает рабочими местами до 4,5 тысяч сотрудников и располагается на обширной территории. Скорость строительства и запуска производства были очень сжатыми, поэтому все внимание уделялось производственным процессам, а оптимизацией, например, потоков документооборота, уделяли меньше внимания. Как следствие, нужно отметить наличие проблем территориальной распределённости административных зданий и сложности взаимодействия отделов. В среднем от одного основного отдела к другому приходится пройти 500-700 метров. А путь от самых удаленных подразделений займет 2-2,5 км по самым оптимальным траекториям.

Стремительный рост компании привел к усложнению контроля процессов руководством, снижению оперативности получения данных и исполнительской дисциплины.

Архитектура решения и масштаб проекта

Проект реализован на базе конфигурации "1С: Документооборот КОРП" редакции 2.1, с осуществленными доработками согласно требованиям.

Доступ к программе осуществляется по средством тонкого клиента, web-клиента, а также мобильного приложения для руководящих сотрудников предприятия.

Особенности и уникальность проекта

Ключевой особенностью проекта была необходимость наладить и оптимизировать процессы документооборота под цели и задачи стремительно развивающегося, масштабного для экономики ЮФО высокотехнологичного международного бизнеса.

Проект охватил все процессы (от приема корреспонденции секретарем до оценки руководством эффективности работы завода за год), наладил взаимодействие отделов и цехов, свел до минимума потери времени сотрудниками на передвижение между отделами по обширной территории завода.

Отличительной чертой проекта также можно назвать его быстрый старт и развитие: с момента первого контакта с Заказчиком до начала обследования прошел всего один месяц. Один из процессов был внедрен уже через 2 месяца после старта с целью демонстрации руководству эффективности работы в системе и всех плюсов от ее внедрения.

В рамках проекта было выполнено несколько уникальных технических задач:

  • Реализован механизм взаимодействия с личным кабинетом Почты России, позволяющий отслеживать исходящие письма прямо из конфигурации "1С: Документооборот".
  • Реализован механизм "двойной нумерации", благодаря которому удалось расширить типовой функционал конфигурации "1С:Документооборот" и одному внутреннему документу присваивать два номера: подразделения-отправителя и подразделения-получателя;
  • Реализован гибкий механизм "правила коммуникации", позволяющий управлять разрешенными и запрещенными списками рассылки задач;
  • Разработан и внедрен механизм размещения на файлах скан-копий и pdf-файлах результатов рассмотрения документов руководящими сотрудниками и виз согласования.

Продукты 1С, внедренные в ходе проекта

Подсистема продукта:

"1С: Документооборот 8 КОРП"

  • Входящая и исходящая корреспонденция
  • Поручения Генерального директора
  • Мероприятия
  • Приказы и Распоряжения
  • Служебные записки
  • Счета на оплату
  • Заявки на номенклатуру
  • Кадровые служебные записки
  • Договорная работа
  • Документы отдела качества
  • Заявки на добавление нормативно-справочной информации

Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование

  • Потоковые сканеры для обработки пакетов документов;
  • Конфигурация "1С:ERP" (в части обмена НСИ и настройки интеграции).

Показатели проекта

Регион Краснодарский край
Отрасль Производство
Программный продукт 1С:Документооборот 8 КОРП
Количество АРМ 600

Результаты проекта

  • Внедрена конфигурация "1С:Документооборот" во всех основных подсистемах работы с документами.
  • Организовано единое хранилище документации и связанных с ней поручений на предприятии. Облегчен процесс принятия управленческих решений. Стало возможным оперативное получение данных о движении документов и их статусе обработки, а также ускорена работа с самими документами.
  • Налажена работа с внутренней, входящей и исходящей корреспонденций в каждом отделе и цехе предприятия. Назначены ответственные за делопроизводство, обрабатывающие документацию;
  • Автоматизирован учет ежедневных планерок Генерального директора и выдаваемых на этих планерках поручений;
  • Составлен список видов договоров и маршруты обработки данных видов, в том числе цепочек согласования;
  • Настроена интеграция с конфигурацией "1С:ERP" в части обмена нормативно-справочной информацией, а также согласованных новых номенклатурных позиций, необходимых в деятельности предприятия, в справочник "Номенклатура";
  • Автоматизирована работа отдела качества по сбору показателей деятельности основных подразделений завода и анализа этих показателей;
  • Существенно ускорен процесс обработки заявок на закупку сырья, комплектующих и других, необходимых для функционирования всех отделов предприятия материалов;
  • Проведено масштабное обучение по работе с конфигурацией "1С:Документооборот" для сотрудников предприятия. Обучение проводилось как разрезе подразделений, так и по группам сотрудников, осуществляющих одинаковые функции в программе.

Экономический эффект от внедрения


  • Сокращение трудозатрат в подразделениях — на 25%.
  • Ускорение получения управленческой отчётности — на 15%.
  • Сокращение операционных и административных расходов — на 5%.
  • Сокращение сроков исполнения заказов / оказания услуг — на 15%.
  • Ускорение обработки заказов — на 15%.

Отзывы

М.В. Желнова, АО "Кубань-Тепло"

Из ваших сотрудников могу выделить Николаеву Екатерину и Нургалиева Марата - только с положительной стороны. Нет сомнений в их профессионализме. Ответы на все вопросы по линии консультации доведены ими до логического положительного кон...

Подробнее

Е.В. Сафонова, ООО "ГАЯНЕС"

Девушки на линии консультации молодцы. Особенно хочу выделить Мироненко Анну - золотой человек, золотой кадр. Держитесь таких специалистов!

Подробнее

Чукарина Е.Н., Спектр-Про

Работу линии консультации оцениваю на "5+"! Очень довольна! Это просто верх совершенства! Особенно хочу выделить Николаеву Екатерину. Это человек с большой буквы!

Подробнее