Забота о детях, внимание обращениям граждан, координация работы подразделений – теперь Всероссийский детский центр "Орленок" решает эти задачи с помощью "1С:Документооборот 8"

О проекте

ВДЦ "Орленок" совместно с Компанией Портал-Юг завершил автоматизацию документооборота с использованием программного продукта "1С:Документооборот 8 КОРП". Новая система электронного документооборота развернута более чем на 100 местах и позволила полностью исключить риск утери документов, в несколько раз сократить сроки их согласования и рассмотрения. Это помогает организовать более комфортный отдых детей, а их родителям позволяет быстро решить все вопросы, связанные с пребыванием детей в лагере.

Всероссийский детский центр Орленок на протяжении 50 лет является самым известным местом детского отдыха в России. Каждый год Орленок принимает на своей территории больше 20000 детей. Территория детского центра расположена на черноморском побережье и занимает более 300 га лесопарка. Орленок включает в себя 7 лагерей и административно-хозяйственный комплекс.

Основным инструментом для координации действий всех подразделений ВДЦ "Орленок" являются служебные записки и приказы по деятельности учреждения. В 2011 году было зарегистрировано около 10000 документов и более 40% из них - служебные записки и внутренние распоряжения по учреждению. При ведении бумажного документооборота служебные записки часто не доходили до адресата, а ознакомление сотрудников с документами "под роспись" затруднялось территориальной удаленностью подразделений друг от друга и могло затянуться на недели.

Руководством ВДЦ "Орленок" было принято решение автоматизировать документооборот. Главными задачами были снижение риска утери документов, сокращение времени на ознакомление и утверждение приказов и распоряжений. В качестве программного обеспечения был выбран "1С:Документооборот 8 КОРП". В числе факторов, повлиявших на выбор программного продукта, были возможность работы через интернет и наличие подсистемы по учету обращений граждан.

В качестве партнера по внедрению была выбрана Компания Портал-Юг, с которой ВДЦ "Орленок" уже успешно сотрудничал, внедряя другие программные продукты 1С.

Показатели проекта

Регион: пос. Новомихайловский, Краснодарский край
Отрасль: Бюджетные организации
Программный продукт: 1С:Документооборот 8 КОРП
Количество АРМ: 100

Результаты проекта

В результате автоматизации были решены следующие задачи:

  1. Обращение граждан. ВДЦ "Орленок" более полувека является самым узнаваемым и престижным детским лагерем в России. Один из секретов успеха – оперативное реагирование на пожелания и замечания. Внедрение "1С:Документооборот 8 КОРП" позволило автоматизировать работу с обращениями граждан. У пользователей появилась возможность не только вести учет обращений граждан, но и оперативно анализировать все замечания и предложения, реально использовать их при совершенствовании работы, что помогает сделать отдых детей еще более комфортным и незабываемым.
  2. Работа с пропусками. ВДЦ "Орленок" заботится о безопасности детей. Посторонние люди в лагерь могут попасть только по специальным пропускам. На базе продукта "1С:Документооборот 8 КОРП" Компанией Портал-Юг была разработана подсистема учета пропусков. У сотрудников появилась возможность выписывать пропуска на пунктах контроля, фиксировать время прибытия и отбытия, а так же, при необходимости, с помощью электронного журнала пропусков просмотреть историю посещений.
  3. Работа с документами. В течение первого полугодия 2012 года в системе зарегистрировано более 7000 документов и с каждым днем объем документооборота растет. Для удобства и быстроты работы с документами Компанией Портал-Юг был разработан интерфейс, благодаря которому пользователи получили возможность не только в любой момент получить быстрый доступ к необходимым документам, но и создавать удобную для себя структуру хранения документов, находящихся в работе. Создана возможность формирования шаблонов резолюций, значительно облегчающая принятие "типовых" управленческих решений. В результате внедрения "1С:Документооборот 8 КОРП" ВДЦ "Орленок" получил удобную и надежную систему документооборота, которая позволила свести к минимуму неудобства сложного делопроизводства. Согласование и утверждение внутренних документов сократилось с нескольких недель до нескольких дней. В данный момент оформляются 72 цифровые подписи, это позволит накладывать резолюции и утверждать внутренние приказы и распоряжения, избегая траты времени на сбор всех необходимых подписей на бумажном варианте документа.


Начальник общего отдела Арыкова Александра Стефановна:"Результат внедрения программного продукта "1С:Документооборот 8 КОРП" превзошел наши ожидания. Электронный документооборот с успехом заменил бумажный, исключив риск утери документов. Исчезла необходимость ходить по кабинетам для ознакомления и согласования документов. Сотрудники получили возможность работать с документацией на рабочем месте в любой момент, без поиска необходимого документа в архивах и соседних отделах".

Отзывы

М.В. Желнова, АО "Кубань-Тепло"

Из ваших сотрудников могу выделить Николаеву Екатерину и Нургалиева Марата - только с положительной стороны. Нет сомнений в их профессионализме. Ответы на все вопросы по линии консультации доведены ими до логического положительного кон...

Подробнее

Е.В. Сафонова, ООО "ГАЯНЕС"

Девушки на линии консультации молодцы. Особенно хочу выделить Мироненко Анну - золотой человек, золотой кадр. Держитесь таких специалистов!

Подробнее

Чукарина Е.Н., Спектр-Про

Работу линии консультации оцениваю на "5+"! Очень довольна! Это просто верх совершенства! Особенно хочу выделить Николаеву Екатерину. Это человек с большой буквы!

Подробнее