Живи легко – пей молоко! В "Кореновском молочно-консервном комбинате" автоматизировали работу с бумажными документами.

О проекте

Компания Портал-Юг завершила внедрение "1С:Документооборот КОРП" в одной из крупнейших компаний по производству молочной продукции в ЮФО – ЗАО "Кореновский молочно-консервный комбинат". Благодаря новой системе сократилось время на совместную обработку документов, исключена возможность их утери. В среднем сотрудники бухгалтерии и других отделов, работающих с документацией, тратили на поиск необходимых документов в архиве и их ручную обработку 1 час рабочего времени в день. В периоды отчетности — это время увеличивалось в несколько раз. Необходимо было ускорить эти процессы, разгрузить работу пользователей.

ЗАО "Кореновский молочно-консервный комбинат" является одним из крупнейших и старейших предприятий по производству молочной продукции в ЮФО. Компания выпускает известную марку "Коровка из Кореновки", а также марки "Густияр", "Руслада", "Советское". На текущий момент на предприятии работает около 1200 человек.

Ежедневно формируется огромное количество различного рода документации: поступления, реализации, документы по основным средствам и другие. У предприятия большой транспортный отдел, который не прерывает свою работу даже ночью, таким образом транспортные заявки формируются круглосуточно. За год оборот документов составляет сотни тысяч экземпляров. Это существенно усложняло учет, контроль и хранение документов. Кипы документов скапливались на столах у сотрудников, что не только мешало работе, но и усложняло поиск нужного экземпляра. В отчетные периоды на сбор необходимого списка документов для сдачи в контролирующие органы требовалось по несколько дней непрерывной рутинной работы. Ситуация осложнялась тем, что нужные документы хранились не только в кабинетах бухгалтерии, но и в архиве. Необходимо было тратить время на перемещение между кабинетами. С целью изменить сложившуюся ситуацию была поставлена задача автоматизировать бумажный документооборот на предприятии.

ЗАО "Кореновский молочно-консервный комбинат" для ведения учета уже использует "1С:Управление производственным предприятием", ранее в качестве основной учетной системы использовался "1С:Молокозавод", поэтому для автоматизации документооборота также было выбрано решение системы "1С:Предприятие" – "1С:Документооборот 8 КОРП". В качестве компании-внедренца была выбрана Компания Портал-Юг, сотрудничество с которой уже велось ранее.

В процессе внедрения схема работы с входящими и исходящими документами была изменена на более оптимальную, подходящую для автоматизируемой системы. Решено было штрихкодировать все необходимые документы. Для автоматического потокового сканирования документов был разработан специальный алгоритм штрихкодирования. Когда подписанные экземпляры документов передаются в архив, они сканируются и прикрепляются к карточкам в информационной системе. Доработка типового механизма потокового сканирования и распознавания текста конфигурации "1С:Документооборот 8" позволило гибко, учитывая внутреннюю специфику предприятия, автоматизировать потоковое сканирование входящих документов, регистрацию входящих, исходящих документов. Таким образом, при возникновении необходимости просмотреть хранящийся в архиве документ или распечатать его, сотруднику не нужно идти в архив и искать нужный экземпляр в многочисленных стеллажах документов. Он лишь открывает в программе (в основной учетной системе) прикрепленные к документу файлы и просматривает/печатает нужную отсканированную копию. Кроме этого, использование программы "1С:Документооборот 8" позволило гибко настроить разграничение доступа пользователей к документам. С целью контролировать поступление документов в архив было запущено в эксплуатацию повторное потоковое сканирование, которое позволяло определить, какие документы были утеряны и не поступили в архив.

В результате работы были выполнены в течение двух месяцев, автоматизировано 54 рабочих места.

Показатели проекта

Регион Кореновск
Отрасль Сельское хозяйство
Программный продукт 1С:Документооборот 8 КОРП
Количество АРМ 54

Результаты проекта

Итоги проекта:

  • Создана единая для всех подразделений система обработки и хранения документации. Скан-копии первичных документов хранятся теперь в базе «1С:Документооборота». Любой сотрудник может, не выходя из окна основной учетной системы, просматривать документы, хранящиеся в базе Документооборота. Это существенно экономит рабочее время пользователей.
  • Систематизирована хранящаяся в базе данных информация. Документы и их скан-копии систематизируются в порядке, заданном пользователем. Это обеспечивает быстрый и удобный поиск документов.
  • Обеспечено надежное хранение информации. Благодаря настроенным правилам доступа, а также правилам работы с документами пользователь лишен возможности модифицировать, искажать, непреднамеренно воздействовать на информацию. Документы надежно защищены от несанкционированного доступа, исключена утеря оригиналов.

Результат нашей работы – успешно функционирующая система электронного документооборота и пользователи, экономящие свое рабочее время благодаря конфигурации "1С:Документооборот 8". 

Отзывы

М.В. Желнова, АО "Кубань-Тепло"

Из ваших сотрудников могу выделить Николаеву Екатерину и Нургалиева Марата - только с положительной стороны. Нет сомнений в их профессионализме. Ответы на все вопросы по линии консультации доведены ими до логического положительного кон...

Подробнее

Е.В. Сафонова, ООО "ГАЯНЕС"

Девушки на линии консультации молодцы. Особенно хочу выделить Мироненко Анну - золотой человек, золотой кадр. Держитесь таких специалистов!

Подробнее

Чукарина Е.Н., Спектр-Про

Работу линии консультации оцениваю на "5+"! Очень довольна! Это просто верх совершенства! Особенно хочу выделить Николаеву Екатерину. Это человек с большой буквы!

Подробнее