Автоматизация документооборота на ФГУП "Главное военно-строительное управление №4"

О проекте

ФГУП "Главное военно-строительное управление №4" относится к комплексу предприятий Департамента строительства Министерства обороны Российской Федерации.

Приоритетными направлениями деятельности предприятия являются строительство объектов специального и производственного назначения, обеспечивающих оборону и безопасность государства, обустройство войск, жилищное строительство, строительство социальной инфраструктуры для Вооруженных сил Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, общественных объединений и организаций.

В состав предприятия входят 17 филиалов и обособленных подразделений.

Объекты строительства расположены практически на всей территории Российской Федерации – от Калининграда до Камчатки, от Новой земли до Дагестана.

Удаленность расположения подразделений предприятия способствовала их объединению в единую сети в виде системы электронного документооборота. 

В 2011 году был приобретен ПП "1С:Документооборот 8 КОРП", однако внедрение не было выполнено. Более того, на предприятии до июля 2019 вообще не использовалась система электронного документооборота. С июля 2019 было организовано ведение регистрационных и учетных журналов в электронном виде в формате Microsoft Excel. А в сентябре 2019 года внедрена система электронного документооборота не на платформе "1С:Предприятие 8". Однако необходимого эффекта новая система не давала, и было принято решение внедрить программный продукт "1С:Документооборот 8 КОРП", у которого было несколько ключевых и решающих преимуществ: совместимость с другими программами 1С, широкая распространенность специалистов на рынке, возможность модифицировать функционал программы под конкретные требования предприятия, регулярные обновления и постоянная поддержка.

Цели проекта:

  • Повышение прозрачности процессов закупочной деятельности и согласования внутренней документации. 

  • Снижение временных затрат на работу с документами: пока сотрудник перемещается между службами для согласования различных документов, затрачивается очень много времени. 

  • Снижение количества бумажных документов.

  • Унификация работы с документами на предприятии: согласование документов по утвержденным цепочкам, назначение ответственных за работу с документами в каждом структурном подразделении.

  • Контроль исполнительской дисциплины. Все поручения от Генерального директора заместителей и советников Генерального директора, выдаваемые на ежедневных оперативных совещаниях, контролируются в разрезе сроков и предметов поручений. 

  • Снижения "потерь" документов. Цифровизация бизнес-процессов взаимодействия отделов и филиалов. 

Уникальность проекта:

  1. Масштаб и территориальная распределенность пользователей – новая система электронного документооборота объединила филиалы и пользователей, расположенных во многих регионах и часовых поясах Российской Федерации. 

  2. Переход от другого вендора – программный продукт "1С:Документооборот КОРП" успешно заменил используемую ранее СЭД "Тезис". Функциональные возможности, используемые подсистемы, гибкость адаптации и модификации позволили успешно провести замену программного продукта на пользу предприятия.

  3. Быстрый результат – работа с корреспонденцией и организационно-распорядительной документацией стартовала спустя всего 1 месяц после старта проекта. Это позволило построить поэтапный переход всех пользователей на использование новой программы.

  4. Масштабирование – уже в ходе проекта в состав управления было включено еще одно предприятие, ГВСУ №8, ставшее одним из филиалов. Особенности архитектуры "1С:Документооборот" позволили без дополнительных настроек наладить работу более 500 новых пользователей в системе электронного документооборота.

  5. Работа в условиях коронавирусных ограничений – активная фаза внедрения частично выпала на март-апрель 2020 года, когда вводились ограничения на работу учреждение, а в регионе внедрения (Краснодарский край) даже на передвижение между населенными пунктами. Пришлось адаптироваться к новым условиям, менять структуру проекта, чтобы все ограничения не сказались на сроках и результатах. 
  6. Штамп ПЭП - Для подтверждения действий пользователей в программе был реализован автоматически накладываемый на файлы штамп простой электронной подписи (ПЭП), который впоследствии включил в себя не только информацию о подписании, но и о всех согласовавших конкретный документ лицах. Штамп накладывается автоматически на файлы форматов pdf, jpg, png. А также система автоматически преобразовывает шаблоны документов в формате docx и сохраняет версию со штампом в неизменяемом pdf-формате.

Архитектура решения и масштаб проекта:

Проект реализован на базе конфигурации "1С:Документооборот КОРП" редакции 2.1, с осуществленными доработками согласно требованиям.

Доступ к программе осуществляется по средством тонкого клиента, web-клиента, при необходимых требования безопасности – через терминальный сервер для удаленных филиалов.

Количество автоматизированных рабочих мест: 2325

Количество филиалов: 19

Осуществляется удаленная работа в 11 часовых поясах на всей территории Российской Федерации.

Внедренные подсистемы продукта:

  • Входящая и исходящая корреспонденция
  • Поручения руководителей
  • Мероприятия
  • Приказы и Распоряжения
  • Служебные записки
  • Кадровые документы
  • Договорная работа
  • Учет гос. контрактов (проектов)

Использованное дополнительное ПО, компьютерная техника и оборудование:

  • Потоковые сканеры для обработки пакетов документов;
  • Принтеры этикеток (для целей штрихкодирования входящей документации);
  • Active Directory (загрузка информации о новых пользователях);
  • Яндекс. Спеллер и html-редактор на основании TinyMCE (настройка проверки орфографии).

Показатели проекта

Регион Краснодарский край
Программный продукт 1С:Документооборот 8 КОРП
Количество АРМ 2300

Результаты проекта

Результаты проекта:

  • Обработка входящих документов с использованием потокового сканирования, используя штрих-коды документов, увеличила скорость регистрации документа, что соответственно повлияло на объем обрабатываемых документов;
  • Подготовка и обработка исходящих документов – документы проходят цикл согласования, утверждения и регистрации намного быстрее, чем те же процессы, которые проходят на бумажном носителе;
  • Подготовка и обработка внутренних документов (приказов, распоряжений, служебных записок) – уменьшился поток документов (служебных записок) на бумажном носителе, все процессы (рассмотрение, исполнение) отображаются в системе электронного документооборота, облегчился поиск документов. Возможность ознакомить с распорядительными документами практически всех работников Предприятия.
  • Визуализация штампа простой электронной подписи согласованных и подписанных документов;
  • Контроль исполнения документов и поручений (на базе механизма Мероприятий) – процесс позволяет контролировать практически весь документооборот Предприятия, возможность выявить неэффективных работников;
  • Подготовка, согласование и утверждение заявки на закупку материалов (оборудования) – процесс позволяет намного быстрее согласовать заявку и подготовить договор;
  • Подготовка, согласование и утверждение технических заданий;
  • Подготовка, согласование и утверждение проекта договора/дополнительного соглашения к договору;
  • Учет Государственных контрактов (на базе механизма Проектов) – возможность видеть документацию, выбирая конкретный Государственный Контракт. А также всю переписку в рамках отдельного Государственного контракта.
  • Доработка интерфейса и функционала программного продукта для повышения комфортности работы в системе:
  • Визы согласования и регистрационные номера для мероприятий;
  • Проверка орфографии текста;
  • Работа с файлами и папками файлов во внутренних документах;
  • Модификация формы и функционала формы «Задачи мне».

Экономический эффект от внедрения (%):

  • сокращение трудозатрат в подразделениях: 25 %
  • ускорение получения управленческой отчетности: 15 %
  • ускорение получения регламентированной отчетности: 5 %
  • ускорение обработки заказов: 20 %
  • сокращение операционных и административных расходов: 7 %
  • снижение производственного брака: 5 %
  • сокращение сроков исполнения заказов / оказания услуг: 25 %
  • увеличение объема выпускаемой продукции / оказываемых услуг: 5 %

Отзывы

М.В. Желнова, АО "Кубань-Тепло"

Из ваших сотрудников могу выделить Николаеву Екатерину и Нургалиева Марата - только с положительной стороны. Нет сомнений в их профессионализме. Ответы на все вопросы по линии консультации доведены ими до логического положительного кон...

Подробнее

Е.В. Сафонова, ООО "ГАЯНЕС"

Девушки на линии консультации молодцы. Особенно хочу выделить Мироненко Анну - золотой человек, золотой кадр. Держитесь таких специалистов!

Подробнее

Чукарина Е.Н., Спектр-Про

Работу линии консультации оцениваю на "5+"! Очень довольна! Это просто верх совершенства! Особенно хочу выделить Николаеву Екатерину. Это человек с большой буквы!

Подробнее
Ваш регион определился как:Краснодар